鍼灸・整体・整骨院向け 電子カルテ「リピクル」

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鍼灸整骨院

2024年10月23日

鍼灸院の電子カルテ:無料で試せる活用法とそのメリットを解説

鍼灸院 電子カルテ

【本記事の監修者】
岩井 隆浩(麻布十番ループル治療院 創業者)
はり師/きゅう師/あん摩マッサージ指圧師/柔道整復師

カルテは、患者さんに質の高い施術を提供するために極めて重要な役割を果たします。症状の正確な把握や、施術計画の立案において不可欠なツールです。本記事では、現役の鍼灸師である岩井氏が自身の経験を交えながら、鍼灸院におけるカルテの重要性や電子カルテの利便性について詳しく解説します。

鍼灸院の運営において、カルテの管理は極めて重要な要素です。しかし、多くの方が手書きのカルテにおける管理の煩雑さや患者データの効率的な取り扱いの難しさに悩まされています。

そこで、注目を集めているのが電子カルテの導入です。電子カルテを採用することで、情報の整理や共有が一層スムーズになり、施術の効率性が飛躍的に向上します

本記事では、鍼灸院におけるカルテの必要性やそのメリット、導入時の注意点、さらには電子カルテの活用事例などについて詳しく解説します。

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そもそもカルテってなに?

治療院経営での悩み

カルテという用語はドイツ語に由来し、日本では「診療録」や「診療記録」として知られています。このカルテは、患者さんの診療経過に関する詳細な記録を含みます。具体的には、問診内容や検査結果、施術内容、経過、指導内容などが網羅されています。

電子カルテは、これらの情報をデジタルデータとしてパソコンやタブレットに保存できるシステムです。多くの電子カルテは、患者さんが初回施術時に記入する問診票と連携しており、施術の際にはカルテを取り出して確認しながら施術を行うというのが一般的な流れです。

監修者 岩井の体験談

カルテは施術において極めて重要なツールです。基本的な項目の記載は当然のことながら、優れた施術者はそれを超えて、より詳細かつ深みのある情報をカルテに記録しています。
患者とのコミュニケーションに十分な時間を割くことで、質の高い情報を収集し、それが施術や対話の円滑な進行に寄与するのです。
反対に、カルテの内容が乏しい場合は、必要な情報を適切に収集できていない可能性が考えられます。つまり、カルテの充実度は施術の質を反映していると考えられるのです。

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カルテに記入する基本的な内容

カルテに記入する基本的な内容は、主に患者さんの身体や症状に関する情報です。

  • 患者基本情報
  • 主な症状
  • 既往歴
  • 家族歴
  • 社会歴
  • 嗜好
  • アレルギー
  • 現症や身体所見
  • 検査入院後経過
  • 治療方針など

カルテに記録するこれらの情報は、施術を提供するうえで極めて重要です。施術に直接関係ないように思える情報も、将来的に別の疾患の検査や施術に役立つ可能性があります。特に初回時には、これらの情報を正確に聞き取り、誤りがないように詳細に記載することが重要です。

監修者 岩井の体験談

施術が毎回必ずしも成功するわけではありません。施術が思うように進まない場合には、問診内容や施術内容を見直し、再評価する必要が生じることもあります。このような場面では、わずかな情報が次回の施術における貴重な手がかりとなることがあります。
そのため、主訴に加えて、基礎的な情報をしっかりと収集し記録しておくことには、大きなメリットがあるのです。

鍼灸院でのカルテの必要性

カルテ 問診票

ここからは鍼灸院でのカルテの必要性について解説していきます。

自由診療の鍼灸院ではカルテ不要?

鍼灸師の中には、「カルテの記入が本当に必要なのか?」と疑問に思う方もいるかもしれません。
しかし、
カルテは患者さんに対して質の高い施術を提供するために欠かせないツールです。基本的には、カルテの作成と管理は必須であり、導入することで多くのメリットが得られるでしょう。

カルテを適切に活用することで、患者さんの診療歴や治療経過を詳細に記録し、施術の一貫性を保つとともに、効率や効果を大幅に向上させることができます。

保険診療の鍼灸院ではカルテが必要

原則として、保険診療を行う鍼灸院ではカルテの記録が必須です。

鍼灸院では、以下の特定の症状に対して保険を適用した施術が認められています。

  • 神経痛(臀部、足先の痺れ)
  • リウマチ(慢性的な関節痛みや動かしづらさ)
  • 腰痛症(慢性的な腰の痛み)
  • 五十肩(腕が上がらない)
  • 頚腕症候群(頚から肩、腕にかけての痛みや痺れ)
  • 頚椎捻挫後遺症(自動車事故によるむち打ち症など)

患者さんが保険請求を行うためには、カルテの記入が法的に義務付けられています。カルテが詳細に記録されていない場合、保険請求が適切に処理されない可能性があるため、正確で綿密な記録が必要とされます。

無料で試せる活用方法

電子カルテを検討する際、導入コストを抑えながら初期段階で運用方法を試すためには、無料ツールの活用が非常に効果的です。まずは無料ツール(スプレッドシートなど)を使用して、体験しながら実際の運用をシミュレーションすることで、導入前に必要な準備やシステムの適合性を確認することができます。

このプロセスにより、初期投資を抑えつつ、電子カルテの基本的な機能を現場で試せるため、導入に向けた適切な判断材料を得ることが可能です。

また、無料の電子カルテを利用することで、スタッフがシステム操作に慣れ、業務に導入する際のスムーズな移行を支援することができます。

しかし、無料ツールには機能やデータ容量に制限があり、特に長期的な運用や複雑な業務管理を必要とする場合、対応しきれないことがあります。こうした制約を感じた場合は、より高度な機能を持つ専用の電子カルテシステムの導入を検討することが必要です。専用のシステムは、業務効率の向上や患者情報の安全な管理を強化し、鍼灸院や接骨院の運営を最適化するための強力なツールとなります。 無料ツールで基本的な運用を試しつつ、業務拡大や高度な機能を必要とする段階では、専用システムへの移行を視野に入れることが、鍼灸院の生産性向上に欠かせないステップです。

鍼灸院に最適な電子カルテとは?

電子カルテ

ここからは、電子カルテの選び方や価格帯について解説していきます。

鍼灸院に必要な電子カルテの選び方

まず一番初めに大切なことは目的を明確にすることです。

電子カルテでは、患者情報の管理、施術内容の記録はもちろんですが、重要な数字を取りまとめたり検索性が向上するメリットが大きいです。その中でどこに優先順位を設定するかによって最適なシステムを選ぶポイントになります。また鍼灸院の運営にとって必要な要素を整理すると失敗が少ないです。

そして、鍼灸院ならではの専門用語やキーワード、漢字などが記入しやすいかも使いやすさに関わります。カスタマイズ性の高いシステムを導入するとこれまでのオペレーションを崩さずに運営することも可能です。あとは現場が混乱しないことが重要なので、一番大切なことは操作性に優れていることです。みやすくて、使いやすく直感的に操作できるデザインを選ぶと、ミスが減り、業務の効率化が図れます。

電子カルテの価格帯・費用対効果

まず価格については、導入コストとランニングコストの2つがあります。

そして契約期間も重要なので忘れないでください。無料ツールも一部存在しますが、容量や機能によって有料化することが多いです。クラウド型電子カルテでは、月額1万円〜5万円程度が相場です。
こちらも利用者数やデバイス数、アカウント数などで追加料金がかかることもあるので注意してください。

費用対効果については、明確に数字で判断できる部分を整理しつつ、数字だけでは測れない部分の2つを意識してください。

まずは、情報入力や管理業務に関わる作業が減るので時間削減と生産性向上に寄与します。また患者さんが電子カルテについているデジタル問診票を使用すれば初診時に案内する時間も削減できるので、可処分時間が増加します。ペーパーレスになるので紙代や印刷代もコストカットできるので数字で把握しやすいです。

さらに、情報アクセスがスムーズになるので、的確な施術計画やフォローアップにより患者満足度や信頼性も向上しやすいです。

これが結果的にリピートや紹介や良い口コミにつながりますこのようにマーケティングやブランディングにも活かせるのが電子カルテの強みです。

電子カルテの導入ステップとその先の狙い

計画的な手順を踏むことでスムーズな導入が可能です。まずは、院内のニーズを分析します鍼灸院の規模やスタッフ数、ベッド数、予約や院内の業務フローに沿って適切なシステムのイメージを作ります。業務に支障がないように、使い方のレクチャーと開始日等を設定して、データ移行や設定を決めます。この時にシステムベンダーからのサポートも重要です。なるべく操作や手順は明確にシンプルにするとトラブルを回避できます。運用開始とフォローアップができる体制を整えておきます。

電子カルテの狙いは実は院内コミュニケーションが円滑になることも大きいです。デジタル化された情報は即座に共有できます。スタッフ間で情報を素早く詳細情報もリアルタイムで把握できるので、院内全体の連携が強化されます。

そして、院内教育時にも、実際のデータを使用しながら、より実践的な教育が可能になるので、成功例や改善点をスタッフ間で共有することで、スキルアップにより院全体の技術レベルが向上します。

電子カルテの導入は、採用活動にもプラスの影響を与えますこれからの人材はデジタルネイティブな世代がメインです。職場環境をアピールできれば優秀な人材を引き寄せることができます。
キャリアアップやスキル向上を望む人材にとって魅力的なポイントになるので採用活動の武器になります。

鍼灸院でカルテを活用するメリット

予約管理メリット

ここからは、鍼灸院でカルテを活用するメリットを紹介します。

  • 症状を把握しやすい
  • 施術計画を立てやすい
  • 患者フォローがしやすくなる
  • 情報共有のスムーズ
  • 院内スペースの確保ができる

症状を把握しやすい

鍼灸院でカルテを活用することで、患者さんの症状を詳細に記録し、把握することが一層容易になります。カルテには、初診時の症状や施術内容、治療への反応などが綿密に記載されているため、次回の診療時には過去のデータを迅速に参照することができます。
これにより、患者さんの状態を正確に把握し、より適切で効果的な施術を提供することが可能になります。

施術計画を立てやすい

カルテを活用することで、鍼灸師は各患者さんに最適な施術計画を立てることが一層簡単になります。カルテには、患者さんの症状や体調の変化が詳細に記録されているため、次回の施術内容や治療方針を緻密に計画する際に非常に役立ちます。
この結果、無駄のない効果的な治療を提供することができ、患者さんからの
信頼をより一層得ることが可能になります。

フォローアップがしやすくなる

カルテは、患者さんのフォローアップを行う際にも大いに役立ちます。治療後の経過観察や定期的なチェックを実施する際に、過去の施術内容や症状の記録を参照することで、より適切で的確なフォローが可能となります。このように、カルテを活用することで、患者さんが持続的に健康を維持できるようにサポートし、再発防止や改善の持続を効果的に図ることができます。

情報共有がスムーズなる

電子カルテを活用することで、院内での情報共有が飛躍的にスムーズになります。電子カルテには、患者さんの症状、施術内容、治療経過などの詳細なデータが一元的に管理されており、これを共有することで複数のスタッフが迅速に情報を把握できるようになります。
例えば、複数の鍼灸師やスタッフが同一の患者さんを担当する際には、電子カルテに記録された情報をもとに、一貫した施術方針を維持することが容易になります。さらに、カルテはリアルタイムで更新されるため、どのスタッフも常に最新のデータにアクセスでき、迅速かつ的確な対応が可能です。
このように、情報共有の効率が大幅に向上することで、施術の連携が強化され、結果として患者さんに対する施術の質が一層向上します。

院内スペースの確保ができる

電子カルテを導入することで、院内の物理的なスペースを大幅に節約することができます。従来の紙ベースのカルテでは、膨大な書類やファイルを保管するために専用の収納スペースが必要でしたが、電子カルテに移行することで、これらの書類をデジタル化し、コンパクトなデジタルストレージで効率的に管理することが可能となります。
これにより、物理的なファイルキャビネットや棚が不要になり、その分のスペースを施術エリアや待合室など、患者さんにとってより快適な環境を整えるために有効活用することができます。
さらに、無駄な紙の使用を減少させることでエコにも貢献し、個人情報の保護にも寄与します。また、電子カルテには検索機能やデータ整理の効率化が図れるため、必要な情報に迅速にアクセスでき、院内業務の効率化にも大きく貢献します。

監修者 岩井の体験談

実際に導入してから、情報共有が格段にスムーズになりました。また、院内のスペースも広がり、すっきりと整頓されたことで掃除が容易になり、受付周りが非常に清潔になりました。
さらに、症状の把握、施術計画の立案、フォローアップの質が向上したことも大変喜ばしい成果です。効果を確認するために写真や動画を比較することで、患者様からの信頼を得ることができました。使用方法を工夫することで、ノウハウはますます蓄積されていきます。

鍼灸院でカルテを扱う際の注意点

ポイント 注意点

鍼灸院でカルテを扱う際は、次の2点に気を付ける必要があります。

  • 紛失に要注意
  • 保管期限を把握しよう

紛失に要注意

鍼灸院においてカルテを管理する際、最も留意すべき点は、紛失のリスクです。
特に紙のカルテは、紛失や破損の危険性が高く、その取り扱いには厳重な注意が必要です。カルテの保管場所については、耐火性や防水性を備えた設備を選び、さらにアクセス制限を設けることが望ましいです。
一方、電子カルテを導入することで、紙カルテと比べて紛失のリスクが大幅に低減され、セキュリティ面でもより安全で、保管も容易です。また、電子カルテの保存期間は紙カルテと同様に、診療が完結した日から5年間と定められていますが、電子カルテが普及している現代では、より長期の保存が求められる傾向にあります

保管期限を把握しよう

カルテの保管期限を確実に把握しましょう。
カルテの保管に関しては、関連する法令や規則によって保管期間が定められています。通常、この期間は5年間とされていますが、特定の条件下では、さらに長期間の保管が必要となる場合があります。こうした規定を遵守しない場合、法令違反となり、罰則が科せられる可能性があります。
保管期限が経過したカルテについては、適切な廃棄手順を確立し、個人情報が漏洩しないよう、万全の対策を講じることが求められます。

参考:保険医療機関及び保険医療養担当規則

→カルテの保存期間について詳しくはこちら

鍼灸院には電子カルテがおすすめ

電子カルテ

鍼灸院には電子カルテがおすすめです。
電子カルテがおすすめな理由は、以下の2つです。

  • 問診票を事前に入力してもらえるので受付業務が楽になる
  • 紙から電子化される(ペーパーレス化)

問診票を事前に入力してもらえるので受付業務が楽になる

電子カルテの導入により、問診票もデジタル化することが可能です。これにより、新規の患者様が事前にオンラインで問診票を入力できるようになり、受付業務が格段に楽になります。
事前に問診票を入力する最大の利点は、治療に向けた準備が整う点です。これによって、受付作業が大幅に軽減され、患者様への対応がスムーズに行えるようになります。また、個人情報の手打ちによる転記が不要となり、手入力によるミスも大幅に減少します。
さらに、患者様は来院前に問診票を記入することで、落ち着いて正確に伝えたい内容を記載することができ、待ち時間の短縮や受付時の混雑の回避が実現します。このように、関わる全ての人にとって、オペレーションが円滑に進む環境が整います。

紙から電子化される(ペーパーレス化)

電子カルテの導入によって、紙のカルテや記録を電子化し、ペーパーレス化を実現することができます。電子化のメリットは単なるデジタル化にとどまらず、さまざまな可能性が広がっています。
まず、情報の検索性が格段に向上するため、必要なデータに迅速にアクセスすることが可能です。この利便性により、患者様へのメッセージ送信、フォローアップ、提案がより効果的に行えようになります。また、施術中の会話内容や検査の画像、情報をテキスト、写真、動画として記録することもでき、詳細なデータ管理が実現します。
さらに、物理的な保管スペースが不要になるため、書類の整理や管理が簡素化されます。ペーパーレス化は環境への配慮にもつながり、紙の使用量を削減することで持続可能なクリニック運営に貢献します。エコな運営は、クリニックのアピールポイントにもなります。
加えて、電子カルテはバックアップが容易に取れるため、データの安全性も大幅に向上します。これにより、情報漏洩やデータ損失のリスクを最小限に抑えることができます。

監修者 岩井の体験談

デジタル問診票を導入してから、新規患者さんへの対応が非常にスムーズかつ効果的になりました。この改善により、患者満足度の向上にもつながっていると感じています。
初回の案内が迅速に行えるようになったことで、患者との対話が生まれ、次回の予約や今後の説明など、時間を有意義に活用できるようになった点も大変嬉しく思います。
また、セキュリティや情報の取り扱いについても以前は懸念がありましたが、現在では安心して使用できる状況が整っています。

電子カルテの種類

電子カルテ

電子カルテには、以下の2つの種類があります。

  • オンプレミス型
  • クラウド型

オンプレミス型

オンプレミス型の電子カルテは、鍼灸院の内部サーバーにインストールされるシステムです。このタイプのシステムでは、データの管理と保管が全て院内で行われるため、非常に高いセキュリティとデータ保護が実現できます。
また、インターネット接続が不要なため、外部の影響を受けにくく、データへのアクセス速度も安定しています。この安定性とセキュリティの高さは、特に重要な要素となるでしょう。
一方で、オンプレミス型の電子カルテには高額な初期導入費用が伴い、システムの維持管理には専門的な知識が必要です。そのため、このシステムは規模が大きく、リソースが充実した鍼灸院に適しています。

クラウド型

クラウド型の電子カルテは、インターネットを介して利用するシステムです。このタイプのシステムでは、データがクラウドサーバーに保存されるため、初期導入費用が低く、システムのアップデートやメンテナンスも簡単に行えます。
さらに、インターネット接続さえあれば、どこからでもアクセス可能で、複数の施設を運営している場合でも一元的な管理が実現できます。この利便性により、業務の効率化が図れるのです。
リピクルは、クラウド型の電子カルテサービスの一例であり、予約管理、カルテ・問診票の管理、顧客分析、会計、口コミ管理など、店舗運営や訪問型ビジネスに必要な機能を一括して提供します。
これにより、
業務全般を統合的に管理し、スムーズな運営をサポートします。

電子カルテの活用事例

電子カルテ「リピクル」の活用事例を3つ紹介します。

  • GBS巣鴨地蔵通り整骨院・鍼灸院/筋膜整体院
  • 東小金井 整体院Evergreen
  • フィットネス×接骨院

GBS巣鴨地蔵通り整骨院・鍼灸院/筋膜整体院

GBS巣鴨地蔵通り整骨院・鍼灸院/筋膜整体院は、リピクル導入前には、問診票の記入に時間がかかり、その結果、施術開始が遅れることがありました。また、施術時間が短くなり、患者様とのコミュニケーションが不足する可能性も抱えていました。
リピクルを導入した後は、患者様が来院前にオンラインで問診票を記入できるようになり、施術開始の遅れや時間の短縮が解消されました。この改善により、施術の開始時間がスムーズに行われ、患者様との対話の時間も十分に確保できるようになりました。
さらに、リピクルの導入により、顧客情報が自動的に生成されるため、スタッフの入力作業が大幅に削減されたと報告されています。この効率化により、業務の負担が軽減され、より質の高いサービスを提供できるようになりました。

参考:リピクル導入事例|GBS巣鴨地蔵通り整骨院・鍼灸院/筋膜整体院

東小金井 整体院Evergreen

東小金井 整体院Evergreenは、リピクル導入前に紙の保管スペースが不足しているという問題を抱えていました。しかし、リピクルを導入後は、必要なスペースが大幅に確保できるようになり、この悩みが解消されました。
導入後には、電子問診票を使用することで事前に患者様の情報を得ることができ、大変助かっています。患者様が来院してから紙の問診票を記入するよりも、時間の節約が可能となり、事前に治療計画を立てることができる点を高く評価しています。
さらに、顧客のパーソナルな情報を蓄積することでリピート率が向上し、それが売上の増加にも繋がっていると報告されています。このように、リピクルの導入により、業務の効率化と売上の向上が実現しています。

参考:リピクル導入事例|東小金井 整体院Evergreen

フィットネス×接骨院

フィットネス×接骨院は、リピクル導入前に紙の在庫管理、印刷コスト、保管スペースの確保、及び紙の取り扱いに関する多くの悩みを抱えていました。
しかし、リピクルを導入した後は、電子カルテによって紙の管理やコストが大幅に削減されただけでなく、Web予約機能により店舗の運営も大変楽になったようです。さらに、カルテの記録にはパソコンやタブレットに搭載されている音声入力機能を活用することで、文字入力の手間が省ける点も高く評価されています。
今後は、問診票の機能をさらに活用し、患者様の状況をより詳細に把握することで、より質の高い施術を提供していきたいと考えています。

参考:リピクル導入事例|フィットネス×接骨院

まとめ

この記事では、鍼灸院におけるカルテの必要性やメリット、注意点、そして電子カルテの活用事例について詳細に解説してきました。カルテの取り扱いは単なる事務作業にとどまらず、多くの応用可能性を秘めています
鍼灸院は施術を主な業務としていますが、実際には施術以外にも多くの業務があり、時間を消耗することがあります。そこで、予約管理、問診票、写真連携が可能な電子カルテ「リピクル」の導入が有効です。
リピクル」は、予約管理からカルテ・問診票の管理、顧客分析、会計、口コミ管理までを一元的に管理できるため、患者様も施術者もスムーズで迅速な運用が可能になります。
さらに、ヘルスケア領域に特化した電子カルテとして、500院以上の導入実績がある「リピクル」は、信頼性の高い選択肢です。これから電子カルテの導入を検討している鍼灸院の方は、ぜひ「リピクル」をチェックしてみてください。

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監修者プロフィール

岩井 隆浩
大学卒業後、東京医療専門学校に進学。鍼灸マッサージ師、柔道整復師の国家資格を取得。整骨院や整形外科などの医療機関にて臨床現場を経験し、その後カナダ・トロントへ留学。現地治療院にて臨床を経験し、帰国後、麻布十番に治療院を開業。