【監修者】
岩井 隆浩（麻布十番ループル治療院 創業者）
はり師／きゅう師／あん摩マッサージ指圧師／柔道整復師
齋木 拓　（麻布十番ループル治療院）
はり師／きゅう師／あん摩マッサージ指圧師／柔道整復師／日本スポーツ協会公認アスレティックトレーナー

治療院では、カルテの保管スペースには限界があり、適切な保存期間を見極めることが課題となります。保存期限が明確に定められている場合、期限を過ぎたものは捨てたくなるものです。この記事では、カルテやその他書類の保存期限について解説しています。
また、紙のカルテを使用している場合、電子カルテへの移行によってスペースを節約できる方法も説明していきます。記事を最後まで読むと、適切なカルテの保存期間や効果的な保管方法、そして電子カルテへの移行方法について理解できます。ぜひ最後までご覧ください。
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書類により保存期間が異なる

カルテやその他の書類には保存期間が設定されています。書類ごとに異なるため、カルテとその他の書類に分けて個別に解説します。

カルテは5年間保存

カルテの保存期間は5年間です。これは治療院（整骨院、接骨院、鍼灸院）に限らず、病院やクリニックなどでも同様です。
保険医療機関及び保険医療養担当規則の第九条で定められています。

（帳簿等の保存）
第九条　保険医療機関は、療養の給付の担当に関する帳簿及び書類その他の記録をその完結の日から三年間保存しなければならない。ただし、患者の診療録にあつては、その完結の日から五年間とする。
引用元：保険医療機関及び保険医療養担当規則

なお、保険適用と自由診療の区別は関係なく、作成したカルテは5年間保存が義務付けられています。

その他の書類は3年間保存

治療院で取り扱うのはカルテだけでなく、以下の患者情報も考慮されます。

• 初回の問診表
• 外傷処置の記録
• 受傷時の写真

上記のカルテ以外の書類の保存期間は3年間と規定されています。

保存期間の考え方

カルテの保存期間の考え方は、施術が完了した日から5年間です。同様に、その他の書類も施術が完了した日から3年間です。施術が完了した日とは、転院、最終来院日（治療が不要になったなど）、施術中止日などが該当します。
近年、電子化が進んでおり、紙カルテと電子カルテの両方が存在しますが、保存期間は形式に関わらず、施術完了日から5年間です。

不正請求が疑われた時にカルテを見せられるようにする

治療院において、カルテの保存は不正請求が疑われた際にカルテを提示できるようにするために重要です。一部の治療院では、保険治療の不正請求が問題視されています。たとえば、施術回数を誇張したり、治療箇所を変更して通院を長引かせるなどが挙げられます。これらが疑われた際、正確に記録されたカルテに施術内容が記載されていれば、正当な施術を行っていることを証明できます。
治療院での不正請求は深刻な問題となっており、事前に客観的な証拠を確保することで、誤解を避けることが重要です。

接骨院内に保存

接骨院内でカルテを保存する方法は棚に置くことです。例えば、受付後ろのスペースが一般的です。整理整頓をしてカルテを保管すれば、患者ごとにまとまり、取り出しやすく、療養歴も簡単に参照できます。個人情報保護の観点からは、このカルテを保管する棚には鍵が必要です。
ただし、スペースには限界があるため、5年経過したカルテは迅速に処分しないと、スペース不足に直面することがあります。

倉庫を借りて保存

専門の業者に依頼することで、紙のカルテはセキュリティ対策が施された専用倉庫に保存できます。専門倉庫への保存により、治療院内のカルテを保管する棚に余裕を確保できます。サービスの一例では、厳重なセキュリティ対策が行われ、専門スタッフが管理を担当し、治療院からの問い合わせに対応し、該当のカルテをメールやFAXで送信します。
また、カルテの原本の配送も行っており、直接受け取ることも可能です。このサービスは、患者さんが急に訪れない場合や訪れる時期が不透明な際に特に効果的です。

電子カルテに変更

紙のカルテを電子カルテに移行することで、紙のカルテ自体を廃止する手段があります。この取り組みは、病院だけでなく接骨院でも電子カルテへの移行が進んでおり、電子カルテのシステムを提供する業者も増えています。電子カルテに移行すると、これまでカルテを保管していた棚そのものが空き、未記入のカルテ用紙の購入や、その保管スペースも削減できます。
紙のカルテを電子カルテに変換する方法には、業者に依頼する方法と、自ら電子カルテを導入し、紙の記録をスキャンして取り込む方法があります。

電子カルテを導入するメリットについて詳しくはこちら↓

電子カルテのメリットを解説！売上UP・効率化・コスト削減を叶える方法とは？

電子カルテの保存方法と注意点

電子カルテの保存方法や注意点は以下の4点です。

• 電子署名・タイムスタンプが必要
• データ改変ができないように保存
• 患者や関係者には見せられるように保存
• 復元可能な状態で保存

紙カルテと比べて、記載や修正が簡単にできることから、注意点もあわせて解説します。

電子署名・タイムスタンプが必要

電子カルテを導入する際には、電子署名とタイムスタンプの使用が必須です。これらが必要な理由は、誰がいつカルテを記録したのかを明確にするためです。電子カルテの記載には、ログインIDとパスワードを設定し、入力された時間と記入者が記録に残るようにします。
ただ単に紙のカルテをPDF化しただけの保存方法は、このような記録がないために認められません。

データ改変ができないように保存

電子カルテの保存において、データの改ざんが容易に行えないような仕組みが要求されます。これはカルテの信頼性を指し、簡単にデータを変更できると、施術回数の加工や施術部位の付加などが可能になるためです。電子カルテを導入すると、修正箇所や追記箇所が記録され、データ改ざんを防ぐ対策が施されます。
同時に、外部からの変更を防ぐために、セキュリティ対策を確実に行うことが重要です。

患者や関係者には見せられるように保存

カルテは、誰にでも理解しやすく、視覚的に明瞭であることが要求されます。施術者だけでなく、患者や時にはその家族や同行者にも示すことがあるからです。項目の記載だけでなく、記載する順序の統一や、人体の図解を利用して施術部位や状態が理解しやすいように記載することが大切です。施術中に担当者が変わる可能性もあるため、誰もが見やすいカルテの作成が求められます。

復元可能な状態で保存

カルテを保存する上で、復元可能な状態で保存することが求められます。カルテの保存期間は5年間ですが、この5年の間はいつでも患者検索で呼び出せるようにします。
この時も、データが改変できないような真正性、誰が見ても理解できる見読性を保ちながら保存する必要があります。

閉院した時のカルテの保存方法

閉院する際のカルテの保存方法についてシーン別に詳しく解説します。

そのまま閉院する場合

治療院を移転せず、閉院する場合、保険医療機関及び保険医療養担当規則の第九条に乗っ取り、カルテは、最後に施術をした日から5年間、それ以外の書類は3年間の保存が定められています。

事業を承継する場合

治療院は閉院するが、事業自体は承継する場合は、カルテも承継できます。カルテは個人情報でもあるため、個人情報保護法第27条5項2号に基づき、患者の同意なく、個人情報の引き継ぎは可能です。
なお、本人の同意がいらないのは、目的内の利用に限ります。範囲を超えた場合は患者さん本人の同意が必要です。

管理者が亡くなった場合

治療院の管理者が亡くなった場合のカルテの保存の義務は、遺族にはありません。このため、厚生労働省は、保健所などで保管することが適切であるとしています。

保存が済んだ紙カルテは処分できる

治療院が電子カルテを導入し、紙カルテからデータの移行が完了したら、紙カルテは廃棄可能です。カルテには個人や家族の情報が含まれているため、治療院で廃棄する際にはシュレッダーで処理されます。業者に委託する際には、プライバシーマークを取得している信頼できる業者や、カルテの回収や廃棄に実績のある業者に依頼すると安心です。

カルテの保存期間を知り、適切に処分しよう

紙カルテであろうと電子カルテであろうと、カルテの保存期間は統一されており、5年間です。保険治療だけでなく、自由診療の場合も同様に処理が必要と考えるべきです。紙カルテを電子化した場合、紙のカルテは廃棄可能です。個人情報の漏洩を防ぐため、シュレッダーで破棄するか、プライバシーマークを取得した信頼できる業者に依頼することが望ましいです。カルテの保存期間を把握し、適切な方法で廃棄しましょう。