整骨院で電子カルテの活用や導入を考えていませんか？
整骨院の運営において、必要不可欠となるのがカルテです。
ただし、そのカルテの作成方法や管理方法、また利活用については多くの課題が残されています。これまで、多くの整骨院は紙のカルテで運営してきました。
しかし、これからの整骨院はデジタル中心の運営に変わろうとしています。

大きなポイントは2つ

• 施術以外の業務が電子カルテを軸に効率化していく
• 情報管理方法の変化、保険証自体のデジタル化など

整骨院を開業する人や、現在紙のカルテを使っている人は「電子カルテを導入して業務を効率化したい」「電子カルテを導入したいが選ぶポイントが分からない」と悩むこともあるでしょう。
この記事を読めば、整骨院に必要な電子カルテのメリットが理解できます。実際の事例を元に、おすすめの理由や活用方法、また導入時のポイントなどを紹介していきます。最新の情報も盛り込んでいくのでぜひ最後まで見てください。
整骨院に電子カルテを導入して他院に差をつけましょう。

電子カルテが整骨院におすすめの理由

近年では、医療機関の電子カルテ導入が急速に進んでいます。400床を超える大病院では91.2%、一般病院では 57.2％が電子カルテの導入をしているというデータがあります。
このような流れの中で、整骨院や治療院でも電子カルテの導入が増えてきました。
ではなぜ、電子カルテがおすすめなのか？理由を紹介していきます。
データ参照元：https://www.mhlw.go.jp/content/10800000/000938782.pdf

①顧客情報を素早く把握できる

電子カルテの検索機能によって患者情報をすぐに取り出せます。毎日、多くの患者さんを相手にしている院内の現場では数秒で見たい情報に辿り着くことは極めて重要です。
電子カルテは、患者さんの個人情報やケガの原因・状態など、元々紙カルテに記載していた情報をデータベースに統合して管理しています。
そのため、患者さんの紙カルテを探す手間を省け、患者さんの状況を素早く把握できることが最もおすすめな理由です。複数の従業員がいる場合は、患者さんの情報共有などが素早くできるため効率も良くなるでしょう。
また、紙カルテの手書きメモや患者さんの書いた問診票から手打ちするよりもミスが減ります。レセプトなどの書類では、ミスが無くなればレセプト返戻も無くなります。
院内の効率が上がれば、より患者さんに手厚い対応をすることが可能になります。

②院内のスペースが広くなる、管理コストを大幅に削減できる

紙カルテの保管場所が大きなスペースをとっていませんか？カルテの保存義務は長期間なため基本的に処分することができません。その時に、紙カルテの最も大きなデメリットは保管場所の確保です。
受付カウンターやスタッフルームの周りに大きな棚を置いたり、院内の大事なスペースを圧迫したりしていないでしょうか？
電子カルテの場合、これがすべてデータ化されるので場所を有効活用できます。これまで紙に書いていた情報が全てデータ化されるため、これ以上紙が増えることがないので、保管場所に悩む必要はありません。
紙カルテの保管用に倉庫などを借りていた場合は大きなコスト削減が可能です。印刷業務やその他の事務作業に必要な紙・バインダー・棚・ラベルなどのストックをおく場所も不要になるので院内がスッキリします。
このように、ペーパーレス化をすることで、院内の効率化が実現します。

整骨院がデジタル中心の運営に変わっていく理由

紙やカードの保険証が今後無くなっていくことはご存知でしょうか？
整骨院では一部の適応可能な施術に対して保険が適用されます。その業務において大切な保険証のあり方がデジタルに大きく変わることが決定しています。
国は2023年3月に、2024年秋から従来の健康保険証を廃止して、マイナンバーカードによる保険証に運用を一本化するという法案を閣議決定しています。
課題は多く残されており、いきなりすべて紙がなくなるのか疑問ではありますが、大きな流れとしてのデジタル化は不可避です。その時に、電子カルテを導入しておくと情報管理がスムーズです。
整骨院の運営においてデジタル化は保険施術の領域にとっても重要な取り組みになります。

電子カルテの新しい使い方とは？

電子カルテは、単なる紙カルテのデジタル化に過ぎないと考えていませんか？
紙カルテが電子化されるというだけでは、その利点がはっきりとは理解しにくいかもしれません。
重要なポイントは、場所の概念がなくなり、情報が整理されることです。デジタル管理になることで、情報のデータ送信が可能になるだけでなく、管理されている情報が統合されたり整理されたりすることでより便利な使い方が実現できます。
ここからはそんな電子カルテの新しい使い方を紹介していきます。自院に照らし合わせてイメージしてみてください。

①デジタル問診票を活用する

カルテは施術の後に書かれますが、その前に初診時などには問診票があります。初診の患者さんが来院した時に問診票の記入は何分かかっていますか？
実際に計測してみるのも良い方法かもしれません。10分前後の時間効率が向上する場合も多いです。年間の新患数で計算すると大きな時間を捻出できます。
最近の電子カルテには、デジタル問診票の機能がついている事があります。この機能があることによって、初診時の問診票をあらかじめ共有しておけば、記入された状態で新規患者さんをお迎えする事が可能です。
つまり、どんな患者さんが、どんなニーズで、どうなりたいのか？という情報をあらかじめ把握することができます。
そうすると、施術計画や必要な知識を準備しておくことが可能になります。これは術前の検査が正確になるだけでなく、施術の効果や患者さんに対する説明の説得力も大きく変化します。
また、施術がうまくいけば信頼も獲得できるでしょう。
次に今後の施術計画まで納得できる提案ができればリピートにも繋がります。これを院内で共有することも可能なので、院内の活性化も期待できます。
問診票からカルテを書き残すスピードも向上する事が予想されます。

②施術の効果を可視化して確認できる

紙カルテでは難しく、電子カルテだと簡単にできることはなんでしょうか？
例えば、患者さんの姿勢や歩行などを撮影した場合に、写真や動画を電子カルテに残しておくことが可能です。
また、外傷処置や関節可動域の変化を確認する時にも、この機能を活かすことで治癒の経過が確認できます。
施術前と施術後の違いを視覚化して患者さんと共有できれば効果が一目瞭然です。これは、お互いの信頼関係の構築にも繋がることでしょう。
患者さんの来院毎に詳しい状況や前回からの経過を登録しておくことで、何回目の施術でどの程度回復したのか、患者さんの体感だけではなく、より細かな説明ができるようになります。
たとえば、「初回ではこのような症状が出ていましたが、○回目でこの動作ができるようになり、今回は○割程度回復していますね」など、患者さんが気づかない部分を言葉で説明すれば、施術効果をより実感してもらえます。

③電子カルテを利活用したリピート対策

新規の患者さんが増えたら、リピートの獲得にも繋げたいところです。そんな時は、電子カルテを活用すれば対策を練ることができます。
電子カルテの内容には、患者さんの多くの情報を残しておくことができます。その中には、来院理由や既往歴、施術の注意点なども書き残しておくと良いでしょう。
電子カルテを活用して上手く患者さんのフォローができるようになると、自ずとリピートしてくれる患者さんが増えていきます。
また、電子カルテの機能によって、登録されている連絡先から多様な角度から接点を持つことができます。
そこからグーグルマイビジネス（GMB＝MEO対策）の口コミをお願いしたり、誕生日メッセージの送信やクーポン、アンケート記入で割引など施策を実施するのも良いかもしれません。アフターフォローや、治療経過を素早く確認できることで患者さんとのコミュニケーションが豊かになります。
「またこの整骨院に続けて通いたい」と思ってもらえる整骨院になるでしょう。

④データ集計や会計業務が連携できる

電子カルテに集まった情報はデジタルで保存されます。このようなデータが日々蓄積され、システムにより一元管理されるため、効率的に集計が可能になります。
院内の情報を統計的に分析したり、それによって次に必要な対策を練ることも可能です。今後はこのようなデータで多様なプロジェクトも生まれていくことでしょう。
また、電子カルテ内には連動して、提供された施術やメニュー、価格などの数字も包括して管理されている事が多いです。
これによりレセプト業務や会計業務も効率化されます。

整骨院でカルテが必要な理由

保険施術を行う整骨院ではカルテの作成が必要です。
これから開業を検討されている人は必ず知っておく必要があるため、ここではカルテが必要な主な理由を3つ紹介します。

①顧客管理を適切に行うため

保険による施術では、カルテの記入が必須です。自由診療メニューのカルテ記入義務があるかどうかに関わらず、必ず所見や施術内容を記載しましょう。
自由診療内容も行っている整骨院では顧客管理が非常に大切なのです。
患者さんの悩みや施術部位に関する履歴、身体の状態変化などを記録しておくことで、次回来院時にスムーズなフォローができます。
予診表に書かれていることがすべてではない場合もあります。顧客管理が全くされていない整骨院に通い続けると、患者さんは毎回同じ説明を受けることになり、何度通っても覚えられないなど、満足度を下げることになるでしょう。信頼関係が大事な整骨院では、不信感が生じるようなことは避けなければなりません。
カルテの未記入は、施術の計画に支障をきたすだけでなく、禁忌や既往歴から注意すべき事項などの抜け漏れやミスに繋がります。なるべく細かく記録を残すようにしましょう。担当が都度変わる場合もあるため、より伝達情報が伝わるように心がけましょう。

整骨院・接骨院の顧客管理について解説！詳しくはこちら↓

整骨院に顧客管理システムの導入は必須？顧客管理や予約管理を電子化するメリット

②法律上の保存義務があるため

カルテは5年間保存するという、法律上の義務があります。保険施術では5年間の保存義務があるため、カルテの管理を徹底するように心がけましょう。しばらく来院していない患者さんだとしても破棄してはいけません。
また、万が一整骨院を廃業することになっても、カルテの保存期間内は破棄できないので覚えておいてください。
カルテの保存期間について解説！詳しくはこちら↓

カルテの保存は5年！期間中の注意点や処分方法をわかりやすく解説

③不正請求を疑われた時の証明になるため

整骨院は健康保険協会や各保険者に対して、レセプトにより請求をします。
しかしながら、近年は医療費の支給申請時に水増し請求などの問題が増えているため、不正請求に関する整骨院への目は年々厳しくなっているのが現状です。
また、不正請求については、法律上で定められている内容を理解していないと、知らない間に不正請求してしまっていることも考えられます。
そのため、不正請求とならないように、事前にルールを理解した上でカルテに情報を残しましょう。必要な内容を記載しておくことで、不正請求を疑われた時に整骨院を守る大事な証明となります。
カルテは患者さんのために記載するのはもちろんのこと、健全な整骨院運営とご自身の整骨院を守る役割にもなります。些細なことでも書き残しておくことをおすすめします。

電子カルテを選ぶポイント

電子カルテの提供会社は数多くありますが、なにをポイントに選べばよいでしょうか？
ここでは電子カルテを選ぶ際の5つのポイントを紹介するので、整骨院の状況と照らし合わせながら確認してください。

①誰でも簡単に操作できるか

カルテは院内の全員が触って使用するものです。院内のメンバー全員が使っているイメージを持てるでしょうか？
機能が多いのは便利ですが、操作が複雑だったり画面が見づらくなってしまったりするため使いこなせない可能性があります。自分や従業員がパソコン操作など慣れている場合は良いかもしれませんが、基本的には誰でも簡単に操作できる電子カルテをおすすめします。

②機能性に優れているのか

院内で実現したいオペレーションが本当にできるか確認しましょう。
どのような機能を求めているかは整骨院によって異なりますが、カルテだけでなく院内で必要になる業務システムがまとめられることも重要です。使用するシステムばかりが増えてしまうのも本末転倒です。
既存の院内フローを壊すことなく、よりスムーズに運営できる機能が備わっている電子カルテをおすすめします。
また、個人情報を取り扱う業務のため、セキュリティの高い電子カルテを選んだ方が情報漏洩を防ぐことができます。

③導入コストが見合っているか

機能性も重要なポイントですが、導入コストも適切かの確認も必要です。電子カルテのサービス内容は提供会社によって大きく異なり、費用やサポートの内容にも差があります。
「導入コストは安価でもサポート体制が整っていない」「初期費用は他社より高いが維持費は安価」など、整骨院でどこに重きを置くのかがポイントです。
そのため、多くの企業と比較検討した上で自分の整骨院に合ったコストで導入や運用ができるかを検討してください。

④情報の一元管理が可能か

それぞれの情報が一元管理できるかは非常に重要なポイントです。
たとえば、顧客管理や分析、会計業務などと、今後の施術計画や施術記録などを一元化できれば、管理する工数を減らせるため時間短縮にも繋がるでしょう。

⑤サポート体制が整っているか

初めて電子カルテを導入する際、使い始めるまでの初期設定や準備は必要です。
また操作に慣れるまでは時間がかかるものです。活用したくてもできない操作や自分では解決できないエラーが出てくるかもしれません。
そのため、導入する際は提供会社のサポート体制が整っているかを確認しておきましょう。自分や他の従業員が問題なく操作できるように、担当者が機器の使用方法やサポートをしてくれるかどうかは非常に重要です。
また、機器にエラーが生じた時にもすぐに対応してくれるか確認し、サポート体制がない提供会社を選ばないようにしましょう。

カルテの記載方法

カルテの記載方法は保険診療や自由診療によってポイントは異なります。
それぞれについて、解説していきます。

保険診療の場合

保険診療のカルテへ記載すべき項目としては、下記の内容が挙げられます。

• 患者さんの個人情報（氏名、年齢、住所、電話番号など）
• 保険証の種類
• 患者さんの来院日
• 症状
• 負傷部位
• 負傷原因
• 症状の経過
• 治癒の見込み
• 既往歴
• 内服中の薬
• 通院歴など

特に気を付けるべきポイントは、「負傷原因」についてです。
負傷原因をカルテに記載する際、「自宅の階段から落ちて足を捻った」などの具体的な原因の記載が求められます。それは、何ヶ月も継続している慢性的な症状には、保険適用ができないルールが設けられているためです。
保険診療を適用させる場合、患者さんへの事前のヒアリングをして、カルテへの適切な記載を行いしましょう。

自費診療の場合

整骨院でも、マッサージや鍼灸などの自費診療メニューを取り扱っている方は多いと思います。
自費診療の場合はカルテの記入は義務付けられていませんが、前述の通りしっかりと情報を残すことをおすすめします。顧客管理やアフターフォローの観点からもカルテへの記入は必要となります。
自費診療のカルテへ記載した方が良い項目は下記の内容が挙げられます。

• 患者さんの個人情報（氏名、年齢、住所、電話番号など）
• 患者さんの来院日
• 施術希望箇所の症状
• 施術経験の有無
• 既往歴
• 内服中の薬
• 治療中の会話など

自由診療でもカルテに記入することで次回の来院時にフォローしやすく、リピートにも繋がるためカルテを活用していきましょう。

紙と電子カルテの違い

厚生労働省はカルテの管理方法において紙・電子などは問わないとしています。
ただし、医療機関に対して電子カルテに移行することを推奨しており、今後は整骨院・接骨院も同じように電子カルテへ移行を推奨される可能性が高いです。
カルテの作成は保険施術の場合、法律で決められているため必要です。最低でも5年間の保管義務があるので、カルテの作成や管理は重要です。
ここでは、紙と電子カルテの特徴を解説していくのでぜひ参考にしてください。

紙カルテの特徴

ここまで電子カルテの魅力をお伝えしてきましたが、紙がすべて悪いわけではありません。簡単なメモを書き残す場合には紙の方が早いです。
紙カルテは、事前に印刷しておいたテンプレートの用紙に患者さんの治療内容や経過に関する情報を手書きで記入する方法です。従来使われているのが紙カルテで、医療機関を含め多くの治療院で導入されています。必要なものは、紙とペン・プリンターなど低コストで導入できるものです。
ただし、最低でも5年間カルテを管理する必要があるため管理場所が必要なことや、患者さんのカルテを探す手間、紙カルテをどのように管理していくかのオペレーションを事前に考えておく必要があります。枚数が増えてくると紛失することもありえます。
また個人情報保護の観点から、鍵付きの棚を用意する必要があります。長く続ければ続けるほど、カルテの置き場所や管理方法が困難となるのであらかじめ対策を考えておくことが必要です。

電子カルテ特徴

電子カルテとは、患者さんの個人情報や施術記録などを電子化してデータ管理する方法です。
患者さんの情報を管理するという点では紙カルテも電子カルテも同じです。
しかし、電子カルテの場合、患者さんの情報をデータベース化できるため、紙カルテ以上に簡単な活用ができます。検索が可能なので、必要な情報に辿り着くまでの速度が格段に上がります。
電子問診票との連携も可能になるのでスムーズでホスピタリティの高い正確な施術に繋げることができます。顧客管理の観点でも、最後の来店がいつだったか、どんな来院経緯だったか、分析などにも役立ちます。
電子カルテを管理しておくことで、レセプトなどの書類作成も簡易になります。予約時などもすぐに情報を探せるのでより良い提案が可能です。
院内全体の業務効率化の視点からも大きなメリットがあるといえます。

電子カルテを導入するメリットについて解説！詳しくはこちら↓

電子カルテのメリットを解説！売上UP・効率化・コスト削減を叶える方法とは？

電子カルテの注意点

電子カルテをおすすめする理由を解説しましたが、導入する前に知っておくべきことがあります。
ここでは、電子カルテを導入する上での注意点を3つ紹介します。

①操作に慣れる必要がある

電子カルテの場合、パソコンやタブレット等の機器を使用するため、操作に慣れる必要があります。便利な機能が数多くついていても、使いこなせなければ十分な効果は得られずさらに時間がかかってしまうかもしれません。
そのため、便利機能が多いものや操作がシンプルなものなど、整骨院に合う電子カルテを選ぶと良いでしょう。
操作に慣れるまで少し時間はかかってしまうかもしれませんが、慣れてしまえば効率良くカルテ作成などの事務作業をできるようになります。

②導入費や月額費用が発生する

電子カルテを導入するためには、導入費用や月額費用が発生します。主な初期費用として、システムや端末の導入費用・月々の利用料や維持費・契約によっては更新料やメンテナンス費用などがかかります。
しかし、電子カルテの導入や運用にかかる費用は、「どこの電子カルテを選ぶか」「どのような内容のサービスを求めているか」によっても大きく異なります。
整骨院に合ったランニングコストの許容範囲を確認するとともに、複数の電子カルテ提供企業に問い合わせてみると実際にかかるコストが明確になるでしょう。

③トラブルで使用できない可能性がある

電子カルテを導入する上で考えられるトラブルは、主に通信トラブルです。
電子機器とインターネットを接続して使用するため、停電や通信障害・情報漏洩などのトラブルが発生する場合があります。
万が一のトラブルを回避するために、導入時にトラブルが起きた場合のバックアップ方法やサポートを提供会社に確認しておくとよいでしょう。
また、個人情報を取り扱うため、電子カルテのセキュリティ対策を整えることで情報漏洩を防ぐこともトラブルを未然に防ぐ重要なポイントです。

整骨院に電子カルテは必須！
電子カルテを導入して集客アップに繋げよう

今回は、整骨院の運営に電子カルテがおすすめな理由と導入に向けての注意点、電子カルテの意外な活用法などを紹介しました。電子カルテ導入までには時間がかかるかもしれませんが、まずは自分の整骨院に合った電子カルテを見つけられるよう比較検討した上で導入してください。
一度導入すれば業務効率化を実感し、実際の施術に専念することができます。
電子カルテをうまく活用して、集客アップに繋げていきましょう。