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鍼灸整骨院

2024年7月4日

整骨院・接骨院のカルテ作成&保管は電子カルテがおすすめ!導入費用を抑える方法も解説

電子カルテ

「電子カルテの導入を検討しているけど、何を選べばよいのかわからない」、「電子カルテ導入のメリットを知りたい」、「電子カルテ導入にはどのくらいの費用が掛かるのか知りたい」
整骨院・接骨院を経営していくなかで、電子カルテの導入を検討されている先生は多いのではないでしょうか。
しかし、多くの先生方が口を揃えて仰ることが「電子カルテ導入のメリットや費用」です。
本記事では、先生方が感じる電子カルテへの疑問をすべて解決させるべく、電子カルテについてくわしくお伝えさせていただきます。
ぜひ、最後までご覧いただいたうえで再度電子カルテ導入のご検討をいただけますと幸いです。

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目次

整骨院・接骨院はカルテ作成・保管が必須

レセプトが返戻されない方法とは

整骨院・接骨院はカルテの作成・保管が義務付けられています。
では、どのような理由からカルテの作成・保管が必要なのでしょうか。

カルテ作成の目的

カルテ作成のおもな目的は患者情報や症状経過の記録のためです。
1日に数十人以上の患者様が来院される整骨院・接骨院では、一人ひとりの症状経過を頭のなかだけで把握しておくのは難しいでしょう。
カルテ作成は、患者様一人ひとりの症状経過をくわしく記録しておくことで、次回来院時にスムーズな施術を行うために必要なものです。

不正請求を疑われた時に必要

カルテ請求は不正請求を疑われた時に必要な書類となります。
整骨院・接骨院では、月の初めに「柔道整復師療養費支給申請書(レセプト用紙)」を各保険者へ提出します。
しかし、この柔道整復師療養費支給申請書には、負傷部位や通院日数等の情報記載はされますが、症状の経過やくわしい状態などの情報は記載されません。
そのため、柔道整復師療養費支給申請書の内容に疑義が生じた場合、整骨院・接骨院への調査が行われることになりますが、このときの重要書類が症状経過などのくわしい記録の記載があるカルテとなります。つまり、不正請求を疑われたときに自院の潔白を証明する重要書類がカルテなのです。

整骨院・接骨院のカルテの保管期間

整骨院・接骨院のカルテの保管期間は5年間と定められています。(※1)
保管の理由は、施術終了後においても患者様から施術証明書の発行依頼や、第三者機関からの施術内容照会に対応する必要があるためです。
5年間保管後のカルテは廃棄をしても問題ありませんが、個人情報等の機密情報を含んだ書類のためシュレッダー等で第三者に情報が閲覧されるリスクを避ける方法での廃棄が必要です。

(※1)(受領委任の取り扱い通知」第3章19関係)

カルテの保存期間と注意点について詳しくはこちら↓

カルテの保存は5年!期間中の注意点や処分方法をわかりやすく解説


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整骨院・接骨院のカルテに記入すべき項目

メニュー チェックリスト

整骨院・接骨院のカルテに記入すべき項目は、保険施術と自費メニューで異なります。
詳しくは以下をご覧ください。

保険施術の場合

保険施術の場合、カルテの記入義務が生じます。
厚生労働省のホームページ内では、以下の様式の整骨院・接骨院のカルテ(施術録)を紹介しています。

  • 被保険者情報
  • 来院日
  • 負傷名
  • 負傷日
  • 負傷原因
  • 症状経過所見

保険施術では、上記項目はカルテに記載する必要があります。
なかでも、とくに注意していただきたい項目が負傷原因です。
負傷原因は、受領委任規定により3部位以上の請求ではすべての負傷名に原因の記載が義務付けられています。(※1)

(※1)地方厚生局「受領委任の取扱規程」第4章療養費の請求に記載

この規定により「1部位・2部位」での請求は負傷原因の記載が必要ないと解釈をされる方もいますが、内容照会や返戻のリスクを考えると負傷原因はできる限り記載しておくことをおすすめします。

カルテの基本の書き方と注意点について詳しくはこちら↓

カルテは何のために書く?紙や電子カルテの基本の書き方や注意点を解説

自費メニューの場合

自費メニューでは、カルテの記載は義務付けられていません。
ただし、継続的な施術を行うにあたって以下の項目を記録しておくことで患者様の満足度につながります。

  • 患者様の氏名・住所・電話番号
  • メールアドレス
  • 既往歴・内服薬等
  • 症状経過の所見
  • プライベート情報

自費メニューで大切なことは顧客満足度の向上です。
次回来院時に前回の症状を把握しておくことはもちろん、家族構成や生活環境等のプライベート情報も記録しておくと、重複質問の防止にもつながります。
また、メールアドレスを聞いておくとアフターフォローやお得なご案内などが手軽にできるためおすすめです。ただし、メールの送信可否は事前に聞いておくようにしましょう。

紙カルテと電子カルテの違い

電子カルテ

昨今、整骨院・接骨院のなかでも普及している電子カルテですが、紙カルテとの違いはどのようなところにあるのでしょうか。
比較しやすいようにメリット・デメリットの観点からご紹介していきます。

紙カルテの特徴

紙カルテとは、その名前のとおり紙ベースのカルテで古くから導入されている一般的なカルテです。
紙カルテのメリットは、コストパフォーマンスの良さにあります。紙自体の価格も安価で、カルテ記入も直筆で都度記入をすれば印刷によるインクジェット等のコストも抑えることができます。また、停電やパソコンの感染時にも紙カルテであれば問題ありません。
デメリットは、保管場所の確保やカルテを探す業務に時間を取られることです。また、直筆の場合、第三者には読みづらく業務に支障が出るケースもあります。

電子カルテの特徴

電子カルテとは、パソコンなどの電子機器にカルテをデータとして管理する形態を指します。
電子カルテのメリットは、これまで紙ベースで保管をしていた施術録・検査結果用紙・紹介状などをすべてデータ化してパソコンなどの電子機器内で管理できるところです。数年ぶりの来院の患者様でも、裏の倉庫からカルテを引っ張り出す必要がなく、瞬時にデータを表示させることができるため業務の効率化につながります。
デメリットは、停電時や電子機器の故障時には電子カルテが使用できなくなることです。
これらは充電用バッテリーやデータバックアップ等で対策が可能ですが、電子機器にくわしくない先生方はアフターフォローが充実した電子カルテの導入をおすすめします。

電子カルテを導入するメリット

予約管理メリット

整骨院・接骨院における保険施術・自費メニューのいずれにおいても電子カルテの導入には多くのメリットがあります。
なかでも、以下のふたつのメリットは、整骨院・接骨院業務を格段に簡素化・効率化してくれるでしょう。

問診票を事前に入力してもらえるので受付業務が楽になる

電子カルテでは、問診表を事前に入力してもらえるため受付業務の簡素化につながります。
問診票の記入時間は、患者様によってまちまちです。予約時間ギリギリに到着されて、問診票をじっくりと記入されて困ったという経験をお持ちの先生方も少なくないでしょう。
その点、電子カルテでは来院前に事前に問診表を入力してもらうことができるため、来院時にスムーズに施術に入ることができます。

紙から電子化される(ペーパーレス化)

電子カルテ最大のメリットはペーパーレス化です。
これまで膨大なカルテを紙ベースで5年間保管しなければならなかったものが、1台のパソコンで保管できる点は業務の簡素化・効率化に加えて環境面においても大きなメリットになります。

整骨院で活用できる電子カルテの種類

整骨院・接骨院で使用できるカルテの種類には「オンプレミス型」と「クラウド型」のふたつが存在します。
それぞれの違いを理解したうえでご自身の院に合ったほうを選択しましょう。

オンプレミス型電子カルテ

オンプレミス型電子カルテは、自院のなかにサーバーコンピューターを設置してデータの管理を行う形の電子カルテです。
サーバーコンピューターを自院に設置しているため、トラブルにも強くデータ管理の確実性が高い点が特長です。
その分、初期費用が数百万円と高額になるため、大学病院などの大きな施設を中心に導入されている電子カルテです。

クラウド型電子カルテ

クラウド型電子カルテは、データの管理をクラウド上で行う電子カルテです。クラウド上にデータが存在するため、業者側がアップデートやトラブル対応等を行ってくれるため電子機器にくわしくない先生方でも安心して管理ができます。
ただし、あくまでもネット環境が整備されていることが条件なため、ネット環境が途切れる等のトラブル時には電子カルテを使用することができません。

電子カルテの活用事例

予約状況の確認

電子カルテを整骨院・接骨院へ導入することで、どのような効果があるのでしょうか。
以下では、実際に電子カルテを導入した整骨院・接骨院の生の声を活用事例としてご紹介します。

新規開院から紙管理での⼿間を削減!
電⼦カルテの導⼊で実現した店舗運営のスリム化

「整体院リボーネ / LiVone® 稲美町店」のオーナー竹元さんは、新規開院を機に電子カルテの導入をされました。
これまでの院では、紙カルテでの管理をされていたため、保管場所や再来時にカルテを探す手間やヒューマンエラーによるカルテの戻し間違いなに悩まされていましたが、電子カルテによってこれらすべてのお悩みが解決されたそうです。
また、ペーパーレス化による環境問題への貢献に関しても満足されています。

電子カルテの導入が差別化につながる!
お客様に安心感を与える方法とは?

「治療院春の風」のオーナー高野さんは、整形外科勤務時代の紙カルテ管理の大変さから、新規開業時に電子カルテ導入を決意されました。
電子カルテを導入して一番感じたことは、お客様の話を聞きパソコンにデータ入力する行為自体が「病院の医師」をイメージさせるためお客様に与えることができる点だったそうです。
治療院はカルテ記載義務がないため、紙カルテへの記載どころかカルテ自体が存在しない治療院もあります。そのような状況下で、電子カルテを使用する姿そのものがお客様へ安心感を与え、信頼へとつながっていると大変満足されていました。

電子カルテの導入でweb予約から顧客管理、
会計管理までの一元化を実現!

「高田馬場の森鍼灸院」の院長森さんは、元々はWEB予約システムの導入を検討されていたなかで、電子カルテ併用の製品があることに気づき導入をされました。
電子カルテを導入して一番感じたメリットは、WEB予約システムや会計管理まで業務に必要なほぼすべてを電子カルテで一元化できることだったそうです。
これまでの煩雑な業務から解放され、より一層施術に集中できる環境を整えることができたと満足されていました。

電子カルテ導入にかかる費用

お金 経営

電子カルテに関心を寄せている先生方の最も気になる部分が「費用」ではないでしょうか。
実際、電子カルテ導入にはどのくらいの費用が掛かるのか?以下でくわしくご紹介します。

電子カルテ導入費用の相場

電子カルテ導入費用の相場は無料から数百万円と電子カルテ業者によって大きく異なります。

電子カルテの導入費用の内訳は以下のようになっています。

〇初期費用:初期設定費・導入サポート費・システム利用料・操作説明サポート費・カスタマイズ費用等

〇月額費用:システム利用料・保守管理メンテナンス費等

たとえば、初期費用を抑える代わりに月額費用が高めに設定されている業者や、初期費用が高めに設定されている代わりに月額費用が抑えられている業者など料金形態は大きく異なります。
また、自院に合った電子カルテにするためのカスタマイズを行えば、その分費用が高くなるでしょう。

導入費用はオンプレミス型・クラウド型で異なる

導入費用はオンプレミス型とクラウド型で大きく異なります。
導入費用が高くなりやすいのは先述したようにオンプレミス型です。自院にサーバーコンピューターを設置するため、設置費用や保守管理などを含めて数百万円の導入費用が掛かる場合があります。
一方、費用を抑えることができるのはクラウド型です。
業者が管理しているクラウド上にデータを保管するため、自院にサーバーを設置するオンプレミス型とは異なり、安価で電子カルテを導入することができます。

レセコン一体型の電子カルテの導入費用

保険施術を行う場合、レセプト業務が発生しますが、レセプト機能を一体化した電子カルテを提供している業者も存在します。
保険施術をメインに行っている整骨院・接骨院にとっては重宝する機能ですが、費用はその分高額になるため、現在のレセプト業務と導入費用を天秤にかけたうえでレセプト一体型の電子カルテ導入を検討されることをおすすめします。

導入サポート費用とは

導入サポート費用とは、その名前のとおり電子カルテ導入のさいのインストールや初期設定などを行ってくれる費用です。
導入サポート費は、整骨院側でインストールや初期設定を行うと削ることができる費用ですが、時間と手間が掛かるため導入日の遅れや通常業務に支障をきたすなどのデメリットがあります。できる限り不要な経費を削りたい気持ちは理解できますが、スムーズな運営を考えると導入サポート費用を支払ってでもプロに任せるほうがよいでしょう。

電子カルテを選ぶ際のポイント

ポイント

複数の電子カルテ業者が存在するなか、どの業者に依頼するのかの選択をしなければなりません。
以下では、業者選びのさいに役立つポイントをご紹介しますのでご参照ください。

電子カルテ導入の予算を決める

電子カルテにどの程度の費用を掛けることができるのか「予算」を設定しましょう。予算の設定は、初期費用と月額費用(ランニングコスト)のふたつの設定が必要です。
とくに、月額費用は現在の収支(開業前の場合は収支見込み)のバランスを加味したうえで無理のない予算設定を行うようにしましょう。

オンプレミス型かクラウド型にするかを検討する

電子カルテには「オンプレミス型」と「クラウド型」があり、オンプレミス型は自院でサーバーコンピューターを設置してデータ管理を行う一方で、クラウド型はクラウド上でデータ管理を行います。電子カルテ導入の際には、オンプレミス型とクラウド型のどちらの電子カルテが必要か検討する必要がありますが、おそらく整骨院・接骨院であれば、カルテの枚数や費用の安さなどを考えると、クラウド型が適しているケースが大半でしょう。

複数の電子カルテ業者から相見積もりをとる

電子カルテ導入のさいには、複数の業者から見積もりをとることが大切です。電子カルテの価格設定は業者によって幅広く、サービス内容も異なります。
もちろん、決められた予算のなかで無理をして高い電子カルテを導入する必要はありませんが、必要な機能が搭載されていない電子カルテを安価で導入しても意味がないため、複数の業者から見積もりをとるさいは、サービス内容と照らし合わせながら検討しましょう。

補助金・助成金を利用する

電子カルテ導入の際には、補助金・助成金の利用を検討してみましょう。整骨院・接骨院の電子カルテ導入で利用できそうな補助金・助成金は以下のとおりです。

補助・助成額 対象者 対象経費
小規模事業者持続化補助金 予算の2/3

(上限50万円)

申請時点で事業を行っている事業者 広告宣伝費・設備導入費など販路拡大のための経費
IT導入補助金 予算の1/2

(150万円)

中小企業または小規模事業者 電子カルテやパソコンなどのITツール
ものづくり補助金 予算の2/3

(1,000万円)

中小企業または小規模事業者 電子カルテやシステム構築など

開設後の整骨院・接骨院であれば、いずれの補助金・助成金の申請も可能です。
詳しい内容や募集期間については、随時変更があるため最新の情報は各公式ホームページをご参照ください。

〇小規模事業者持続化補金:「第16回小規模事業者持続化補助金<一般型>」の公募を開始しました | 中小企業庁 (meti.go.jp)

〇IT導入補助金:中小企業庁:「IT導入補助金2024」の公募要領を公開しました (meti.go.jp)

〇ものづくり補助金:中小企業庁:「ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金」(18次締切)の公募要領を公開しました (meti.go.jp)

治療院で使える助成金・補助金について詳しくはこちら↓

【2023年】最新の治療院開業で使える助成金・補助金は?種類や申請方法を解説!

まとめ

今回は電子カルテについてお伝えさせていただきました。電子カルテは、通常業務の簡素化・効率化だけでなく、顧客満足度の向上にもつながる製品だとご理解いただけたのではないでしょうか。
電子カルテがもたらす恩恵と予算を十分に天秤にかけたうえで、自院に電子カルテが必要なのかをじっくりご検討ください。

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監修者プロフィール

岩井 隆浩
大学卒業後、東京医療専門学校に進学。鍼灸マッサージ師、柔道整復師の国家資格を取得。整骨院や整形外科などの医療機関にて臨床現場を経験し、その後カナダ・トロントへ留学。現地治療院にて臨床を経験し、帰国後、麻布十番に治療院を開業。