「電子カルテの導入を検討しているけど、何を選べばよいのかわからない」、「電子カルテ導入のメリットを知りたい」、「電子カルテ導入にはどのくらいの費用が掛かるのか知りたい」
整骨院や接骨院を経営されている中で、電子カルテの導入を検討されている先生方も多いのではないでしょうか。
しかし、導入に際して「メリットや費用について知りたい」とお考えの方が多いのも事実です。
本ページでは、先生方が抱える電子カルテに関する疑問をすべて解消するために、詳しくご説明いたします。最後までお読みいただき、導入をご検討いただく際の参考にしていただければ幸いです。

整骨院・接骨院はカルテ作成・保管が必須

整骨院や接骨院では、カルテの作成と保管が義務付けられています。
では、なぜカルテの作成と保管が必要なのでしょうか。その理由について詳しく説明します。

カルテ作成の目的

カルテ作成の主な目的は、患者情報や症状経過を記録することです。
また、保険の療養費の内容を確認するためにも必要です。整骨院や接骨院では、1日に数十人、多い場合は100人以上の患者様が来院するため、記憶だけで個々の症状経過を把握するのは困難です。
カルテを作成し、詳細に記録しておくことで、次回来院時にスムーズな施術が可能となります。

不正請求を疑われた時に必要

整骨院や接骨院では、毎月初めに「柔道整復師療養費支給申請書（レセプト用紙）」を各保険者に提出します。この申請書には、負傷部位や通院日数などの基本的な情報が記載されますが、症状の経過や詳細な状態については含まれていません。
そのため、申請書の内容に疑義が生じた場合には、整骨院や接骨院に対する調査が行われます。この際、症状経過や詳細な記録が記載されたカルテが重要な役割を果たします。カルテは、不正請求が疑われたときに自院の正当性を証明するための重要な書類です。
つまり、不正請求の疑いがかかった場合、カルテが自院の潔白を証明するために不可欠な書類となります。

整骨院・接骨院のカルテの保管期間

整骨院や接骨院では、カルテの保管期間が5年間と定められています（※1）。この保管期間が設けられている理由は、施術終了後も患者様から施術証明書の発行依頼や、第三者機関からの施術内容照会に対応する必要があるためです。
保管期間が終了したカルテについては、廃棄しても問題ありません。
しかし、カルテには個人情報などの機密情報が含まれているため、シュレッダーなどを用いて第三者に情報が閲覧されるリスクを避ける方法で廃棄することが求められます。

（※1）（受領委任の取り扱い通知」第３章19関係）

カルテの保存期間と注意点について詳しくはこちら

整骨院・接骨院のカルテに記入すべき項目

整骨院・接骨院のカルテに記入すべき項目は、保険施術と自費メニューで異なります。
詳しくは以下をご覧ください。

保険施術の場合

保険施術を行う場合、カルテの記入が義務付けられています。厚生労働省のホームページでは、整骨院や接骨院のカルテ（施術録）に含めるべき項目として以下が紹介されています。

• 被保険者情報
• 来院日
• 負傷名
• 負傷日
• 負傷原因
• 症状経過所見

これらの項目は保険施術のカルテに必ず記載する必要があります。特に「負傷原因」に関しては、受領委任規定により、3部位以上の請求ではすべての負傷名に対して原因の記載が義務付けられています（※1）。

（※1）地方厚生局「受領委任の取扱規程」第4章療養費の請求に記載

「1部位・2部位」の請求においては負傷原因の記載が不要と解釈されることもありますが、内容照会や返戻のリスクを考慮し、負傷原因はできる限り記載しておくことをおすすめします。

カルテの基本の書き方と注意点について詳しくはこちら

自費メニューの場合

自費メニューでは、カルテの記載が義務付けられていません。しかし、継続的な施術を行うためには、以下の項目を記録することで患者様の満足度向上につながります。

• 患者様の氏名・住所・電話番号
• メールアドレス
• 既往歴・内服薬等
• 症状経過の所見
• プライベート情報

自費メニューにおいては、顧客満足度の向上が重要です。
次回来院時に前回の症状を把握しておくことはもちろん、家族構成や生活環境などのプライベート情報を記録することで、重複質問の防止にも役立ちます。
また、メールアドレスを取得しておくと、アフターフォローやお得な情報の案内がスムーズに行えますが、メール送信の可否については事前に確認が必要です。

紙カルテと電子カルテの違い

最近では、整骨院や接骨院でも電子カルテが普及していますが、紙カルテとの違いはどのような点にあるのでしょうか。
以下に、それぞれのメリットとデメリットを比較してご紹介します。

紙カルテの特徴

紙カルテは、長年にわたり使用されてきた伝統的な紙ベースのカルテです。

• メリット

コストパフォーマンス： 紙自体の価格が安価で、カルテ記入も直筆で行うため、印刷やインクのコストが不要です。

安定性：停電やパソコンの故障などの電子機器のトラブルに影響されず、安定して使用できます。

• デメリット

管理の手間：紛失や情報漏洩のリスクが高く、保管場所の確保や管理に手間がかかります。また、カルテの検索や取り扱いに時間がかかることがあります。

可読性の問題：直筆の場合、読みづらくなることがあり、書き込みミスや水濡れによって業務に支障をきたすこともあります。これが原因でレセプトの返戻が生じることもあります。

電子カルテの特徴

電子カルテは、パソコンなどの電子機器を使ってカルテをデータとして管理する方法です。

• メリット

効率的なデータ管理：施術録、問診票、検査結果、写真、動画、紹介状などをデータ化して管理できるため、保管性が優れています。数年ぶりの来院でも、倉庫からカルテを探し出す必要がありません。

業務の効率化：データを瞬時に検索して表示できるため、業務が効率化されます。また、事前問診票や予約システムとの連携により、待ち時間をゼロにすることも可能です。

• デメリット

電子機器のトラブル：停電や電子機器の故障時には情報にアクセスできなくなります。これらのリスクに対処するためには、充電用バッテリーやデータバックアップが必要です。電子機器に不安がある場合は、アフターフォローが充実した電子カルテの導入をお勧めします。

電子カルテを導入するメリット

整骨院や接骨院における保険施術および自費メニューの運用において、電子カルテの導入には多くの利点があります。特に以下の2つのメリットは、業務の効率化と簡素化に大いに貢献するでしょう。

初診時の受付業務の迅速化

電子カルテを導入すると、事前に問診票をオンラインで入力してもらうことが可能になります。
これにより、受付業務が大幅に効率化されます。従来の紙ベースの問診票では、患者様の記入に時間がかかることがあり、予約時間ギリギリに到着した患者様が問診票をじっくり記入するため、待ち時間が発生することもありました。電子カルテを活用することで、来院前に問診票を入力してもらい、来院時には迅速に施術を開始することができます。
これにより、患者様の待機時間が短縮され、院内での体験が一層快適になります。結果として、患者様の満足度が向上し、リピート率の増加が期待できます。

ペーパーレス化による業務の効率化

電子カルテの最大の利点は、ペーパーレス化による業務の大幅な効率化です。従来は、膨大な量の紙カルテを5年間にわたり保管する必要がありましたが、電子カルテではデータをパソコンやタブレット、スマートフォンで管理することができます。
これにより、物理的な保管場所が不要となり、スペースとコストの大幅な削減が実現します。さらに、デジタルデータの管理により、院内での情報共有が迅速かつスムーズに行え、マネジメントや院内教育の効率も向上します。
また、データのデジタル化により、作業ミスが減少し、レセプトの返戻や紹介状の誤字などのリスクも大幅に低減します。これにより、全体的な業務の品質向上と経営力の強化が期待できます。

整骨院で活用できる電子カルテの種類

整骨院や接骨院で利用可能なカルテには、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つの主要な種類があります。
それぞれの特徴を理解し、あなたの院に最適なものを選択しましょう。

オンプレミス型電子カルテ

オンプレミス型電子カルテは、自院内にサーバーコンピューターを設置してデータを管理する方式です。データは院内の専用サーバーに保存されるため、データ管理の確実性が高く、トラブルにも強いという利点があります。システムは院内で直接管理されるため、外部からの影響を受けにくいのが特長です。
しかし、その分初期導入費用が数百万円と高額になるため、一般的には大学病院など大規模な施設での導入が多いです。

クラウド型電子カルテ

クラウド型電子カルテは、データをインターネット上のクラウドサーバーで管理する方式です。この方法では、データの保管やシステムのアップデート、トラブル対応などがクラウドサービス提供者によって行われます。
そのため、電子機器に不安がある方でも、比較的簡単に管理することができます。
ただし、インターネット接続が必須であり、ネット環境が不安定な場合や接続が途切れると、電子カルテにアクセスできないというデメリットもあります。
それぞれの電子カルテには、独自のメリットとデメリットがあるため、院の運営方針や設備状況に応じて最適な選択をすることが重要です。

電子カルテの活用事例

整骨院・接骨院に電子カルテを導入することで、どのような効果が得られるのでしょうか。
以下では、実際に電子カルテを導入した整骨院・接骨院の具体的な成功事例をご紹介します。

新規開院から紙管理での⼿間を削減！
電⼦カルテの導⼊で実現した店舗運営のスリム化

「整体院リボーネ / LiVone® 稲美町店」のオーナー、竹元さんは、新規開院に際し、電子カルテの導入を決定しました。従来の院では、紙カルテの管理に多くの手間がかかっており、保管場所の確保や再来時のカルテ探索、さらにはヒューマンエラーによるカルテの戻し間違いに悩まされていました。
しかし、電子カルテを導入することで、これらの問題が一挙に解決されました。また、ペーパーレス化による環境への配慮にも満足されており、店舗運営の効率化が実現したと喜んでいます。

電子カルテの導入が差別化につながる！
お客様に安心感を与える方法とは？

「治療院春の風」のオーナー、高野さんは、整形外科勤務時代に紙カルテ管理の煩雑さを経験し、新規開業時に電子カルテの導入を決意しました。
電子カルテを取り入れて最も感じたメリットは、パソコンにデータを入力する行為そのものが「医師の診療」を連想させ、お客様に安心感を与える点です。治療院にはカルテ記載の義務がないため、紙カルテが存在しないケースもありますが、電子カルテの使用がそのまま信頼感につながり、顧客満足度を高める要因となっていると満足されています。

電子カルテの導入でweb予約から顧客管理、
会計管理までの一元化を実現！

「高田馬場の森鍼灸院」の院長、森さんは、当初WEB予約システムの導入を検討していたところ、電子カルテと統合されたシステムがあることに気づき、導入を決定しました。電子カルテの最大の利点は、WEB予約システムや会計管理などの業務を一元化できることです。
これにより、煩雑な業務から解放され、より多くの時間を施術に集中できる環境を整えることができたと語っています。電子カルテによって業務の効率が飛躍的に向上し、院内のオペレーションが格段にスムーズになったと感じています。

電子カルテ導入にかかる費用

電子カルテの導入に際して、多くの整骨院・接骨院の院長が最も関心を寄せるのが「費用」の問題です。具体的にどのくらいの費用がかかるのか、以下で詳しくご説明します。

電子カルテ導入費用の相場

電子カルテの導入費用は、選ぶ業者やシステムによって大きく異なります。一般的な費用は、無料から数百万円まで幅広く設定されています。費用の内訳は以下の通りです。

• 初期費用：初期設定費用、導入サポート費、システム利用料、操作説明サポート費、カスタマイズ費用など
• 月額費用：システム利用料、保守管理メンテナンス費など

例えば、初期費用を抑える代わりに月額費用が高めに設定されている業者や、初期費用が高い代わりに月額費用が安価な業者など、料金形態はさまざまです。自院のニーズに応じて、カスタマイズを行うと、その分費用が増加することもあります。

オンプレミス型とクラウド型の費用の違い

電子カルテの導入費用は、システムの種類によって大きく異なります。

• オンプレミス型：自院内にサーバーコンピューターを設置してデータを管理する方式で、設置費用や保守管理費用を含めると、数百万円の高額な導入費用がかかることがあります。システムの安定性やデータ管理の確実性が高い反面、初期投資が大きくなる傾向があります。
• クラウド型：データをクラウド上で管理する方式で、サーバーを自院に設置する必要がないため、比較的低コストで導入できます。クラウド型は業者が管理を行ってくれるため、手間が少なく、導入費用を抑えることが可能です。ただし、インターネット環境が必要ですので、その点も考慮する必要があります。

レセプト機能一体型電子カルテの費用

保険施術を行う整骨院・接骨院では、レセプト業務が発生します。レセプト機能を統合した電子カルテを提供する業者もあり、保険施術を主に行っている施設にとっては非常に便利です。
しかし、このようなシステムは通常、導入費用が高額になります。現在のレセプト業務とのコスト比較をしっかり行い、費用対効果を検討した上で導入を決めることをお勧めします。

導入サポート費用について

導入サポート費用は、電子カルテのインストールや初期設定を行うための費用です。自院でインストールや設定を行うことでこの費用を削減することも可能ですが、時間と手間がかかり、導入が遅れる可能性や通常業務に支障をきたす可能性があります。スムーズな運営を考慮すると、プロのサポートを受ける方が確実で、長期的には効率的な運営が期待できます。

電子カルテを選ぶ際のポイント

数多くの電子カルテ業者が存在する中で、どの業者に依頼するかの選択は重要な決定です。以下では、業者選びの際に役立つポイントを詳しくご紹介します。

電子カルテ導入の予算を決める

電子カルテを導入するにあたり、どれだけの費用を投じることができるかを事前に明確にすることが重要です。予算の設定には、初期費用と月額費用（ランニングコスト）の2つの要素が含まれます。特に月額費用は、現在の収支状況や開業前の収支見込みを踏まえて、無理のない範囲で設定することが望ましいです。予算のバランスを考えた上で、持続可能な費用負担を目指しましょう。

オンプレミス型かクラウド型にするかを検討する

電子カルテには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。オンプレミス型は、自院内にサーバーコンピューターを設置してデータを管理する方式で、クラウド型はデータをクラウド上で管理します。
整骨院や接骨院の多くの場合、カルテの枚数やコストを考慮すると、クラウド型がより適していることが多いでしょう。
導入の際には、それぞれの型の特性を理解し、自院のニーズに最適なシステムを選ぶことが大切です。

複数業者から相見積もりをとる

電子カルテの導入に際しては、複数の業者から見積もりを取得することが重要です。業者によって価格設定や提供するサービス、さらには契約年数など内容は大きく異なるため、複数の選択肢を比較検討することで、最適な選択が可能になります。予算内で無理に高額なシステムを選ぶ必要はありませんが、必要な機能が不足している安価なシステムを選ぶことも避けるべきです。サービス内容とコストをしっかりと照らし合わせながら選定しましょう。

補助金・助成金を利用する

電子カルテの導入費用を抑えるために、補助金や助成金の利用も検討する価値があります。整骨院や接骨院に適用可能な補助金や助成金が存在する場合、これを活用することで導入コストを大幅に削減することが可能です。補助金や助成金の情報を収集し、申請条件や手続きについても確認しておくと良いでしょう。

整骨院・接骨院で電子カルテを導入する際に利用可能な補助金や助成金は以下の通りです。

	補助・助成額	対象者	対象経費
小規模事業者持続化補助金	予算の2/3 （上限50万円）	申請時点で事業を行っている事業者	広告宣伝費・設備導入費など販路拡大のための経費
IT導入補助金	予算の1/2 （150万円）	中小企業または小規模事業者	電子カルテやパソコンなどのITツール
ものづくり補助金	予算の2/3 （1,000万円）	中小企業または小規模事業者	電子カルテやシステム構築など

整骨院・接骨院を開設した後は、各種補助金や助成金の申請が可能です。具体的な内容や募集期間は変更されることがあるため、最新の情報については各公式ホームページをこまめにご確認ください。

〇小規模事業者持続化補金：「第16回小規模事業者持続化補助金＜一般型＞」の公募を開始しました | 中小企業庁 (meti.go.jp)

〇IT導入補助金：中小企業庁：「IT導入補助金2024」の公募要領を公開しました (meti.go.jp)

〇ものづくり補助金：中小企業庁：「ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金」(18次締切)の公募要領を公開しました (meti.go.jp)

治療院で使える助成金・補助金について詳しくはこちら

まとめ

電子カルテについてお伝えしましたが、その導入は業務の効率化や簡素化にとどまらず、顧客満足度の大幅な向上にも繋がることを理解していただけたでしょう。電子カルテは、業務のスムーズな運営と患者様への質の高いサービス提供を実現するための強力なツールです。
導入によって得られるメリットは計り知れません。業務の効率化、エラーの減少、迅速なデータアクセス、さらには顧客とのコミュニケーションの向上といった多方面にわたる利点があります。これらの効果は、日々の業務を大きく改善し、より良いサービスを提供するための大きな助けとなります。
予算に関しても、初期費用や月額費用を十分に検討し、最適なプランを選ぶことで、長期的なコストパフォーマンスの向上が期待できます。自院にとって最も効果的な電子カルテの導入を目指し、その恩恵を最大限に享受してください。電子カルテの導入が、貴院の業務とサービスを次のステージへと引き上げる大きなステップになることは間違いありません。