鍼灸院において電子カルテを導入する必要性があるかどうか、疑問を持つ方もいるかもしれません。通常、電子カルテは主に病院やクリニックで使用されるため、鍼灸院においては少し違和感を覚えるかもしれません。
本記事では、鍼灸院における電子カルテ導入の必要性やその利点、欠点について解説します。
読み進めると、電子カルテ導入によって鍼灸院の業務効率化が実現することがわかりますので、ぜひ最後までご覧ください。

鍼灸院で電子カルテの必要性

鍼灸院における電子カルテの必要性についてポイントを整理していきます。

カルテの必要性

なぜカルテが必要なのか、その理由はいくつかあります。
まず、鍼灸院で行われた施術内容を記録することが求められます。これは保険を使用する場合だけでなく、自費での施術においても基本的に必要と考えられます。患者の健康状態や症状、治療の経過などが記録されることで、治療の効果を把握し、より適切な治療計画を立案し説明することができます。治療方針が適切に進行しているかどうかを確認し、必要に応じて修正や調整を行うことも重要です。
また、これらの記録は法的にも必要なものです。さらに、医療情報の共有が求められる場合もありますので、他の医療機関や専門家との連携に際して適切な情報が提供される必要があります。情報管理は施術の安全性向上にもつながります。

電子カルテである理由

電子カルテは紙のカルテよりも情報を効率的に管理できます。デジタル管理により、情報へのアクセスが容易になります。これは業務上の改善だけでなく、患者側にもメリットがあります。また、紙を使用しないことでスペースを節約し、環境に配慮した取り組みにもつながります。
さらに、バックアップやセキュリティの面でも、デジタルの方がリスクを軽減できます。カルテに情報を残すことで、患者個人の情報だけでなく、鍼灸院全体の数字分析も簡素化されます。
このような取り組みにより、集客、リピート、紹介など、院にとって重要な要素に対する対策や戦略を立てやすくなります。
つまり、必要な情報を的確に残し、そのデータを蓄積することで、院の運営を改善したり強化することが可能になります。これは紙では実現しません。

電子カルテによる保険請求時の効率化

鍼灸院で電子カルテを導入すると、保険請求を効率的に行うことができます。
例えば、リウマチや五十肩、神経痛などの疾患に対して施術を行った場合、医師の同意が得られれば保険が適用されます。
保険請求時にもカルテの記載や保管は必須ですが、電子化されていれば保険請求業務を行うレセコンとの連携が可能です。レセコンとの連携により、所定の入力作業が省略され、業務が効率化されます。

電子カルテの種類

電子カルテにはオンプレミス型とクラウド型の2種類あります。この章ではそれぞれの違いを解説します。

オンプレミス型電子カルテ

オンプレミス型の電子カルテは、サーバーを鍼灸院に設置し、カルテのデータを保管する方法です。月額料金の他に、サーバーを設置するため、初期費用が300万円〜500万円程嵩みます。導入メリットは、セキュリティの高さやカスタマイズ性が高いことがメリットです。2007年くらいまでは主流の方法で、今でも大学病院などで導入されています。

クラウド型電子カルテ

クラウド型の電子カルテは、クラウド上にカルテデータを保管する方法で、パソコンやタブレットにソフトを入れて使用します。
導入費用は基本的に無料で、月額料金を支払うサブスクリプションです。業者が用意したモデルをそのまま使用することが多く、カスタマイズ性に欠けます。

電子カルテの記載内容

鍼灸院の電子カルテの記載内容は、患者情報・既往歴・服薬歴・施術録・備考などです。
具体的に何を記載したら良いのか、順に見ていきます。

患者情報

患者情報は、氏名や住所、電話番号などの個人情報を指します。
たとえば、誕生日が近いとバースデークーポンの発行などにも役立ちます。患者情報があれば、不調を把握したり、施術内容に反映させたりすることができるため、問診票を電子化してカルテに取り入れることは患者側にとっても便利です。

既往歴

既往歴とは、患者がこれまでに経験した病気や健康状態の記録です。
たとえば、4歳の時に喘息、40歳の時に高血圧などがあります。鍼灸院では、これらの症状を把握することで、施術に役立てることができる場合があります。
また、施術を行わずに医療機関を受診するよう患者に勧める場合も考えられるため、患者の既往歴を確認することは重要です。

服薬歴

服薬歴は、過去に服用した薬や現在服用中の薬を記録します。
例えば、自律神経系の疾患や神経症、鎮痛薬の服用歴がある場合、痛みや痺れに関連する疾患が考えられます。施術に関連する薬については、最低限覚えるか、調べられる環境を整え、処方の背景などを聞き取るとさらに良いでしょう。

施術録

施術歴の記録は、鍼灸院における施術の重要な要素です。患者が鍼灸院を訪れる際、「症状が改善せず、ようやくこちらに来院した」というケースも考えられます。このような患者の施術歴を記録し、改善が見られれば信頼を築くことができます。
また、このような体験は良い口コミに繋がる可能性があるため、記録に残すことが重要です。

備考

備考欄には、施術者が気になった点や患者自身が気になることを記載します。鍼灸院に来院する患者は、施術に期待と症状に不安を持っています。些細な内容でも、施術に役立つことも考えられるため、気になること、気がついたことを記録しましょう。

紙や電子カルテの基本の書き方・注意点について詳しくはこちら↓

カルテは何のために書く？紙や電子カルテの基本の書き方や注意点を解説

鍼灸院で電子カルテを導入するメリット

ここからは鍼灸院に電子カルテ導入するメリットをご紹介します。

症状の把握がしやすい

鍼灸院でカルテを導入するメリットの一つは、症状の把握が容易になることです。施術効果や患者の状態を把握するのに役立ちます。
例えば、前回の施術の結果が症状の改善、維持、または悪化だったかを記録するだけで、効果をチェックすることができます。電子カルテを参照することで、患者からの訴えにも適切に対応できます。このように電子カルテを導入すると、施術効果や患者の状態を把握するのに役立ちます。

患者フォローが簡単にできる

患者フォローが簡単にできるのもメリットの1つです。
鍼灸院は自由診療がメインになることが多いからこそ、リピーターの獲得が大切になります。
例えば、メールアドレスなどを控えていれば、以下のような対応ができます。

• 来院後のアフターフォロー
• 予約前日のリマインドメールの送信
• クーポン情報の送付

電子カルテ以外に顧客管理機能がついていれば、上記のような対応が可能です。定期的に患者をフォローすることでリピーターの獲得につながります。

施術に説得力が出る

電子カルテを導入することで、施術に説得力が増し、患者満足度が向上します。季節性の症状が再発した際には、過去の記録を簡単に参照し、患者と共に状態を確認することができます。
紙カルテでは該当ページを探したり、別の保存場所から情報を取得する必要がありますが、電子カルテなら月を指定するだけで該当箇所が閲覧できます。患者と共に過去の状態を確認しながら施術することで、施術に説得力が生まれます。

施術計画が立てやすい

電子カルテを導入すると、施術計画の立案が容易になります。定期的な施術と記録の組み合わせにより、症状の傾向が明確に把握されます。患者には「いつまで施術が必要なのか」という不安がありますが、定期的な施術と記録により、症状の緩和の見通しが明確になります。

業務効率化がはかれる

電子カルテの導入により、業務効率化が実現します。顧客管理システムとの連携により、カルテ情報を活用することが可能です。
例えば、施術内容から金額を算出して領収書や明細書を発行する業務も可能です。
さらに、予約管理システムと連携し、予約時に前回の症状を確認することもできます。
このように、電子カルテと顧客管理システムなども組み合わせることで、業務効率化が実現されます。

業務効率化について詳しくはこちら↓

治療院の業務効率化は予約システムで解決！導入メリットやポイントを紹介

紙カルテと比べて場所を取らない

電子カルテを使用する場合、端末さえあれば場所を取らずにカルテを管理できます。
一方、紙カルテでは、カルテを保存するスペースだけでなく、未使用の用紙の保管や保存期間まで考慮したスペースも必要になります。電子カルテでは、端末さえあればよいのでスペースを節約できます。

鍼灸院で電子カルテを導入するデメリット

電子カルテ導入のデメリットは以下の3つがあります。

• 使い慣れるまでに時間がかかる
• 利用料金が発生する
• データ損失の可能性がある

それぞれ解説します。

使い慣れるまでに時間がかかる

電子カルテの導入のデメリットは、使い慣れるまでに時間がかかることです。従業員のパソコンスキルには個人差があるため、必要に応じて勉強会や、デモ患者を用いて入力のシミュレーションをすると操作慣れしやすくなります。

一定の利用料がかかる

電子カルテを導入すると、導入費用と月額料金がかかります。オンプレミス型では初期費用が300万円〜500万円程かかり、月額費用が2〜3万円程かかります。
一方クラウド型は、初期費用が無料のものが多く、月額費用が2〜3万円かかります。初期費用を抑えるなら、クラウド型ですが、インターネット上のクラウドにデータを保存するため、ネット環境が必須です。

データ損失のリスクがある

電子カルテに特有のリスクとして、データ損失が挙げられます。この損失の原因には停電やハードディスクの不具合があります。
万が一の際に備えて、定期的にバックアップを取ることが重要です。クラウド型のサービスであればデータが消えることがないので安心です。

電子カルテを導入して業務を効率化させよう

電子カルテを導入して業務を効率化させましょう。
鍼灸院で電子カルテを導入すると、業務効率化につながります。鍼灸院の施術にも電子カルテを導入し、顧客管理システムと連携することで患者満足度の向上が期待できます。電子カルテを導入して、業務を効率化しましょう。