整体院において、電子カルテの必要性が明確でない方が多くいます。自院での導入に迷っている方も少なくないです。この機会に導入を検討する際には、紙カルテとの違いや導入に伴うメリットを理解することが重要です。
この記事では、整体院で電子カルテが必要な理由や、導入のメリット・デメリット、導入費用を抑えるコツなどについて解説します。補助金や助成金などの選択肢やテクニックも存在します。
最後まで読むと、電子カルテ導入による業務効率化が期待できます。ぜひご一読ください。

整体院で電子カルテが必要な理由

整体院で電子カルテが必要な理由は、顧客管理が明確になることです。整体院を経営するうえで極めて重要な部分です。

顧客管理が明快になる

整体院は自由診療であり、法的にカルテの記載義務はありません。
しかしながら、顧客情報の管理は経営上極めて重要です。顧客情報を管理し、運用するためには電子カルテの導入が望まれます。理由は、患者さん個人と、院全体の情報を両面で見る必要があるからです。
顧客管理は患者状態の変化やアフターフォローなどを含みます。また、社会環境や生活習慣なども重要な情報となります。患者記録の保持は施術業務の効率化やサービス提供の質の向上につながり、顧客管理に必ず貢献します。
整体院の生命線は集客、リピート、紹介です。
これらを迅速かつ効果的に行うにはデジタル運用が必要です。情報をデジタルで管理することで、自院の分析も可能となります。この分析により、集客の状況やリピート患者の特性、紹介元のポイントなどを把握し、成功を促進する方策を見出すことができます。
そのためには電子カルテが不可欠であり、顧客管理の重要性が明快になります。

不正請求対策になる

整体院では保険治療を行うことはできませんが、将来的に柔道整復師などの資格をとり、仕事の幅を広げる時に、不正請求に対する知識があると役に立ちます。
不正請求とは接骨院などで保険治療を行い、健康保険協会へ保険請求する際に、施術回数の水増しや自覚のない部位を追加して請求し、療養費を多くもらうことです。
電子カルテを導入すると、施術部位や内容を記録できることはもちろん、修正した履歴も残ります。
不正請求が疑われた時に、不正をしていないという証明になるため、将来性を見て導入を検討すると良いでしょう。

カルテの保存期間は5年間

整体院では義務ではありませんが、接骨院や鍼灸院、マッサージ院では、カルテは形式にかかわらず、施術が完了した時から5年間の保存が義務付けられています。これは保険医療機関及び保険医療養担当規則第9条によるものです。
患者が多ければ、管理するカルテが増えます。紙のカルテの場合、患者に比例してカルテの枚数も増えます。
電子カルテの場合、すべてデータで保管ができるため、保管場所が増えることはありません。
また検索機能を利用して必要な時に患者情報を引き出せるため、紙カルテと比較して利便性が上がります。

カルテの保存期間・注意点について詳しくはこちら↓

カルテの保存は5年！期間中の注意点や処分方法をわかりやすく解説

整体院のカルテに必要な項目

自由診療において、電子カルテに記載すると良い項目は以下の通りです。

• 氏名
• 住所
• メールアドレス
• 施術歴
• 現在の症状
• 既往歴
• 服薬歴など

メールアドレスなどの連絡手段は、予約のリマインドやクーポン案内に活用できます。施術内容を記載して情報を積み上げることにより、施術効果を患者と一緒に客観的に見ることが可能です。
自由診療では保険診療に比べて一般的に滞在時間が長くなり施術単価も高い場合が多いです。
つまり、より高い満足度を求められます。そのため、患者名・住所やメールアドレスなどの顧客情報と、施術に関する内容を管理して運用すると顧客満足度を上げることに貢献します。

電子カルテ導入のメリット

電子カルテ導入のメリットは以下の5つです。

• 紙カルテと比較してペーパーレスになる
• リピート率が上がり紹介が増える
• 売り上げアップにつながる
• 無駄なコストを削減しやすい
• 予約管理がしやすい

世の中全体としてデジタル化が進み、電子カルテの導入メリットは大きいものです。それぞれ順に説明します。

紙カルテと比較してペーパーレスになる

電子カルテのメリットは、カルテのデータをパソコン上に保管するため、紙カルテと比較してペーパーレスになります。
ペーパーレスになることで、例えばカルテ用紙と、保管しなければならないカルテ関係の書類が削減できます。このようにペーパーレスになることは、カルテの保存スペースの削減になるため、メリットが大きいといえます。

リピート率が上がる

電子カルテの導入はリピート率につながります。患者の希望を顧客情報として反映させやすいからです。
次回来院時に記載した記録を見ながら話をすることで、不満の解消につながります。このため、顧客満足度が上がりリピーターになりやすくなるでしょう。
またこの効果はその先の紹介につながります。リピートと紹介があれば院は安泰です。
逆にそれがない場合は危険な状態です。それを可視化するためにも電子カルテの情報管理がとても重要なポイントになります。

売り上げアップにつながる

電子カルテの導入は、売り上げアップにつながる可能性があります。電子カルテと予約管理システムと連携させると、予約の傾向分析が可能です。
例えば、予約が集中する時間帯の把握ができることが挙げられます。予約が集中する時間帯にスタッフを増員させて施術を行ったり、閑散としている時間帯にキャンペーンを打ち出し、集客に繋げたりできます。
また、年齢層が把握できれば、その年齢層が受け入れやすい施術を取り入れられます。顧客満足度に繋がるので、電子カルテの導入により売り上げアップが期待できるでしょう。

無駄なコストを削減しやすい

無駄なコスト削減ができるのは、電子カルテ導入のメリットです。整体院に来店する顧客の傾向がわかると、必要な施術用品がわかり、無駄な買い出しを減らせるでしょう。
カルテと連動した問診票を利用すれば、新規の受け入れがスムーズになるので、時間の節約にも大いに役立ちます。
また、カルテ管理に時間や人件費がかかっているのであれば、電子化することで削減できます。

予約管理もしやすい

電子カルテと予約管理が一元化したシステムでは、予約管理しやすいといったメリットがあります。例えば新規顧客では、予約時に入力した情報を同期させることで、入力を省くことが可能です。
また、リピーターの場合は、次回予約を入れる時に施術スケジュールから空いている日程を選べば良いので簡単に予約管理ができます。顧客が通院するための習慣を促すことが可能です。

電子カルテ導入のデメリット

整体院で電子カルテを導入するにあたって、デメリットは以下の通りです。

• 管理コストがかかる
• 初期研修コストがかかる
• 効果実感までに時間がかかる
• サービス終了の可能性がある

導入するにはメリットだけではなく、デメリットも知ることが大切です。それぞれ説明します。

管理コストがかかる

電子カルテを導入すると、初期費用や月額がかかります。これらの運用コストは、電子カルテを導入している間は発生するコストになります。
このため、導入する際には予算を組み、いくらまで電子カルテにかけられるかを決めると赤字になりにくいです。店舗の規模をみたり、機能面で必要・不必要を検討したりすると余計な予算を割かなくて済みます。

初期研修コストがかかる

電子カルテを導入すると、社員研修が必要な場合があります。
例えば、メーカーを招いて勉強会を行ったり、デモ研修が開かれたりします。
パソコンスキルは個々で違うため、慣れるのに時間がかかる場合があります。そのような時は、直感的に操作できる電子カルテを選ぶと良いでしょう。

効果実感までに時間がかかる

電子カルテを導入し、即効性があるのは、整体院の業務効率化です。顧客管理システムと連携したリピート率の集計などには数ヶ月単位の運用が必要です。
ある程度継続しないと集客が見込めないため、クーポン発行などを積極的に行いましょう。

サービス終了の可能性がある

運用会社の仕様変更やサービス終了に伴い、電子カルテが使えなくなる場合があります。
このため、電子カルテが使えなくなる前に、どのような対応があるのかを事前に確認すると安心です。
また会社選びの際に、運用実績のある会社を選ぶことが大切です。メンテナンスや移行ノウハウがあるため、万が一、運用終了になっても対応してもらいやすくなります。

整体院に導入する電子カルテの種類

整体院に導入する電子カルテの種類は、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。ここでは、両者の特徴を中心に解説します。

クラウド型

クラウド型は、インターネット内のクラウドサーバー上にデータを保管する方法です。整体院内にサーバーの設置は不要のため、初期費用を抑えて導入することが可能です。
サブスクリプションモデルが一般的で、毎月月額が発生します。インターネットに繋がらないと使用できないデメリットがあるため、複数の端末で使用できるようにすると良いでしょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は整体院内にサーバーを設置し、データを管理します。サーバーの設置がある分、初期費用が割高になります。
一方、データの保管を院内のサーバーで行うためセキュリティが強固で、例えば、大学病院などで導入されています。オンプレミス型は情報漏洩のリスクは下げられますが、初期費用・保守やリース代金が嵩む傾向にあります。

導入費用を抑えるには？

導入費用を抑えるには、以下のような方法があります。

• 予算決め
• 見積もりを複数社でとる
• 補助金や助成金の申請を検討する

制度などをうまく活用すると初期費用やランニングコストを下げられるので、それぞれ解説します。

予算を決める

電子カルテを導入するにあたり、予算を決めることが大切です。電子カルテには、初期費用の他に毎月の運用コスト、端末の購入またはレンタル代金なども含まれます。
このため、想定される費用について細かく予算を組むと安心できます。細かく予算を組むには、電子カルテを導入予定の業者に確認すると良いでしょう。

複数社で見積もりをとる

電子カルテを導入するにあたって、複数社に見積もりを取ることは重要です。業者のホームページには、サービス内容の記載があっても具体的な金額の記載はないことが多いからです。
比較する業者は、整体院に導入実績があるところが良いでしょう。こちらが気が付かなかった問題点にも気づけることもあります。

補助金・助成金を検討する

電子カルテの導入には、補助金や助成金が使用できます。例えば、IT導入補助金や持続化補助金、ものづくり補助金があります。補助金の申請には、スケジュール確認や必要書類の準備が必要です。
申請することで、補助を受けながら導入できるため、該当しないか確認しましょう。

補助金・助成金について詳しくはこちら↓

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電子カルテを導入し業務を効率化しよう

整体院では、電子カルテを導入すると業務効率化に繋がります。カルテのペーパーレス化は、カルテ保存業務に対する負担が軽減します。
また、顧客管理システムや予約管理システムと連携させることで、こちらも業務が効率化するとともに、顧客満足度が上がり、良い口コミやリピーターの獲得にも貢献します。
整体院に電子カルテを導入し、業務効率化をはかりましょう。