【本記事の監修者】
岩井 隆浩（麻布十番ループル治療院 創業者）
はり師／きゅう師／あん摩マッサージ指圧師／柔道整復師
齋木 拓 （麻布十番ループル治療院）
はり師／きゅう師／あん摩マッサージ指圧師／柔道整復師／日本スポーツ協会公認アスレティックトレーナー
顧客の情報は整理整頓できていますか？
目的に合わせた情報整理をすることで目的を達成しやすくしましょう。
「顧客管理の手間を減らして効率化したい」「顧客データを分析してマーケティング戦略を立てたい」と考えているエステサロンオーナーの方も多いでしょう。
本記事では、顧客管理システムの導入を検討している方に知ってもらいたい、顧客管理システムを導入するメリットとデメリットを紹介します。
また、顧客管理システムの選び方やおすすめのシステムも解説しているので、ぜひ自分のサロンの業務効率化に役立つベストな顧客管理システムを選んでみてください。
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目次
エステサロンの顧客管理とは？
顧客管理とは顧客の個人情報や来店履歴、売上などに関する情報を管理することです。顧客管理システムはデータとして顧客のさまざまな情報を一元管理できるので、データを分析し、顧客満足度を高めるために役立ちます。
顧客管理システムのおもな特徴や機能、混同されやすいほかのシステムとの違いを紹介します。
エステサロンの顧客管理システムの特徴と機能
エステサロン向けの顧客管理システムは、おもに次のような機能が備わっています。
- 顧客管理：顧客の個人情報や来店履歴、予約情報などが管理できる
- 電子カルテ：来店ごとに施術内容や会話、指導内容、画像などが記録できる
- 予約管理：電話やWEB予約システムからの予約情報がまとめて管理できる
- 売上集計・分析：期間や顧客の年齢、性別、メニューなど、条件を指定してデータ分析ができる
- メッセージ送信：顧客全員または条件をもとに絞り込んだ顧客にメールを一斉送信できる
このように、エステサロン向けの顧客管理システムは、顧客情報の管理だけでなく、顧客のデータに付随するさまざまな機能が備わっているのが一般的です。なかには、電子カウンセリングシートや同意書、POSレジなどの機能が備わっている顧客管理システムもあります。
もしPOSレジやWEB予約システムなど、導入している既存のシステムがある場合、システムによっては連携可能です。
POSアプリや電子カルテとの違いとは？
顧客管理システムのなかには、POSレジや電子カルテの機能が備わっているものもあるので混同されやすいですが、厳密には次のような違いがあります。
- 顧客管理システム：顧客の個人情報や来店履歴、予約情報を管理できる
- POSアプリ：会計機能をはじめ、商品やサービスが販売された日時を管理できる
- 電子カルテ：施術内容やメモ、指導内容、画像などが記録できる
POSアプリと電子カルテの特徴は以下を参考にしてみてください。
POSアプリとは
POSは「Point of Sale」の略で、会計機能だけでなく、商品やサービスがいつ売れたかというデータを管理できるシステムです。商品を販売している場合は、在庫管理や発注作業をスムーズに行うことができます。
また、エステサロンの場合、顧客のデータと商品やサービスの販売履歴が記録できるため、会計などのミスを指摘されたときに根拠のあるデータを提示できるのが特徴です。POSシステムはおもにレジと一体化した固定型のものをはじめ、アプリをインストールして利用するタブレット型などがあります。タブレット型は簡単に導入できるほか、コストも安いので、個人経営の店舗で導入されるケースが増えています。
電子カルテとは
電子カルテは顧客の状態や施術の内容、画像など、施術に関するデータを保存できるシステムです。過去の施術データを遡って確認できるため、顧客の情報をより正確に把握した上で施術を進められます。
とくにエステサロンの場合、施術の度に施術前後の写真を撮影しておくことで、施術による変化を提示できるというメリットがあります。電子カルテはおもにクラウド上でデータを管理する「クラウド型」と、サロンにサーバーを設置して高いセキュリティのもとにデータを管理する「オンプレミス型」にわかれています。
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おすすめの顧客管理システム7選
IT化が進み、さまざまな顧客管理サービスが提供されているため、「どのシステムを導入すべきかわからない」というサロンオーナーの方も多いでしょう。そこで今回は、エステサロン向けの機能が豊富な顧客管理システムを7つ紹介します。
リピクル
引用元：RIPICLE
リピクルは店舗型向けの電子カルテサービスです。クラウドサービスなので、PCやタブレット、スマートフォンなど、さまざまな端末で電子カルテを確認できるのが魅力。
使いやすいシンプルなデザインが特徴で店舗型に必要な機能がすべて揃っています。
予約管理、顧客管理も簡単に行うことが可能です。口コミと連携して顧客のパーソナルデータを取得したり、売上や利用メニューの統計を取ったりなど、顧客のニーズ分析が効率的にできるのも大きな特徴。無料でオンラインデモ体験が可能なので、ぜひ試してみてください。
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STORES予約
引用元：STORES予約
STORES予約は、予約管理や決済機能を持つ顧客管理システムです。お客様とスタッフの両面から使いやすさを追求しているため、直感的に操作できます。スタッフごとに予約管理できるため、ダブルブッキングが防げるだけでなく、スタッフごとのスケジュールも一目でわかるのが特徴です。また、事前クレジット決済や、回数券・月謝機能も備わっているなど幅広い決済方法に対応しているので、顧客満足度向上にも役立ちます。予約時のアンケート機能をカスタマイズすることもできるため、分析して集客に生かせます。
リザービア
引用元：リザービア
リザービアは、エステサロンや美容室、ネイルサロンなどの予約管理や決済機能を備えた顧客管理システムです。美容業界に特化しているので、エステサロンの業務のほとんどがリザービアで完結するのがメリット。PCだけでなくタブレット端末でも操作しやすいよう、シンプルなUI設計になっているのも大きな魅力です。また、リザービアは予約や顧客データの管理だけでなく、リピート率や予約数アップを目指したシステムであるのも特徴の一つです。
LINEやSNSと連携を行い、予約導線を作成し、新規集客が行えるのはもちろん、口コミ投稿機能や顧客の来店履歴からDMの一斉送信ができるなど、リピーター獲得の施策が行えます。
BEAUTY POS SALON
引用元：BEAUTY POS SALON
BEAUTY POS SALONは、売上管理、契約管理、予約管理をはじめ、勤怠管理や売上分析など、エステサロンのマーケティングが一つで実現する機能的な顧客管理システムです。また、顧客の情報を詳細に記録するのに欠かせない電子カルテ機能や、コース契約の管理機能も備わっています。
役務管理機能は契約内容の変更や解約、有効期限の更新ができるなど、エステサロンに特化しているのも魅力の一つ。メール販促やスタッフごとの成績ランキングなど、集客やスタッフ評価に役立つ機能もあるため、店舗を効率的に管理できます。
Esthe Answer
引用元：Esthe Answer
Esthe Answerは、エステサロン経営に特化したPOSシステムで、予約管理や売上管理、レジ機能、WEB予約など、基本的な機能が揃っています。シンプルな操作性とデザインが特徴で、画面上に配置された機能を見たまま選択して操作できるのが魅力です。
また、Esthe Answerはシステムと連携したお客様向けアプリがあるのも大きな特徴。アプリからの予約やバースデークーポンの配布をはじめ、トーク機能でお客様と気軽にコミュニケーションを図ることができます。クラウドに対応しているので、タブレット端末で手軽にどこからでも顧客管理が行えます。
BeSALO
引用元：BeSALO
BeSALOは、美容室・エステ・整体院向けのサロン管理システムです。顧客管理をはじめ、予約管理や売上管理、勤怠管理、POSレジなどの機能も標準装備されています。
また、エステサロンの顧客管理に欠かせないチケット管理や、リピーター獲得に役立つメール配信機能も搭載。お客様から電話があった場合は、名前や来店履歴などの顧客情報を確認しながら対応できるなど、顧客満足度向上につながる機能もあります。
基本機能が揃ったスタンダードなシステムなので、難しい操作が苦手な方にもおすすめです。
ワンモアハンド
引用元：ワンモアハンド
ワンモアハンドは、整骨院や整体院などの治療院、サロンなどの業種に特化した予約・顧客管理システムです。ホームページ・LINE・SNSなど予約を一元管理し、24時間予約の受付が可能なので、新規獲得とリピーター獲得を同時に行うことができます。
またSNSやGoogleビジネスプロフィールへの自動投稿ができるなど、集客に欠かせない機能を備えているのもワンモアハンドの魅力です。コースやスタッフの管理をはじめ、機械や施設も一元管理できるため、業務のミスや無駄を減らすのに役立ちます。
エステサロンで顧客管理システムを導入するメリット
エステサロンで顧客管理システムを導入するメリットは、おもに次の4つです。
- 顧客管理と予約管理が同時にできる
- 顧客の情報を一元管理できる
- 在庫管理や役務管理ができる
- クラウド管理ならどんな場所や端末からでも管理できる
顧客管理と予約管理が同時にできる
一般的な予約管理システムには、顧客管理データに反映される予約管理機能が付随しています。電話やメールによる予約管理は、確認ミスやダブルブッキングなどのトラブルに発展する可能性も少なくありません。
リマインドを忘れると最悪の場合、予約を忘れる可能性もあります。予約時間や施術メニューを正確に管理できれば、お客様からの信頼の確保につながります。
また、WEB予約の場合、電話やメールが苦手なお客様や来店経験のない新規のお客様も気軽に予約できるため、集客やリピーター獲得にも役立ちます。
顧客の情報を一元管理できる
お客様の個人情報をはじめ、来店履歴やカルテ、売上実績などのデータが一目でわかれば、業務を大幅に効率化することができます。また、顧客分析でターゲット層を絞り込んだり、売上分析で人気商品やメニューを特定したりなど、顧客ニーズを把握するために役立ちます。
なかには口コミ管理やスタッフの勤怠管理ができる顧客管理システムもあるので、サロン経営に関わるあらゆるデータを一元管理することも可能です。
在庫管理や役務管理ができる
エステサロンは施術だけでなく、スキンケアやインナーケアのアイテムを販売するケースも多いです。在庫管理やPOSレジの機能が備わっている顧客管理システムを導入すれば、いつ何が売れたのかを正確に把握できるため、在庫管理や発注作業の業務が効率化できます。
また、回数券やコース消化の状況が管理できる役務管理機能は、万が一お客様からコースの消化に関するクレームがあった際にも、データとして証拠を提示できるため、トラブル防止につながります。
クラウド管理ならどんな場所や端末からでも管理できる
クラウド上で顧客データを管理するクラウドサービスなら、端末や場所を問わずに顧客データを確認することができます。PCだけでなくタブレットでも顧客管理ができるので、施術室や外出先で顧客データを確認することも可能です。
リアルタイムで必要な情報をチェックすれば、移動の手間やお客様の待ち時間削減につながります。
エステサロンで顧客管理システムを導入するデメリット
エステサロンで顧客管理システムを導入するデメリットは、おもに次の3つです。
- 導入や運営にコストがかかる
- システムに慣れるまでに時間がかかる
- 効果が実感できるまでに時間がかかる
導入や運営にコストがかかる
顧客管理システムは導入時だけでなく、運営にもコストがかかります。クラウド上で顧客データを管理するクラウドサービスの場合、導入費は抑えられるものの、アクセスするアカウントの数や顧客データの容量によっては月々の支払いプランが上がる可能性があります。
また、サロン内にサーバーを設置するオンプレミス型の場合、まとまった導入コストが必要となるほか、メンテナンスや管理に専門知識が必要となるため、専任の担当者を配置するケースがほとんどです。月々または年間にかかるコストと、見込まれる効果を計算した上で顧客管理システムの導入を検討するのがおすすめです。
システムに慣れるまでに時間がかかる
どんなに便利なシステムも、使い方に慣れるまでは時間がかかります。そのため、顧客管理システムを導入してからしばらくの間は業務効率が落ちてしまうかもしれません。
スタッフを雇用している場合は、次のような対策をすると、スムーズに新しいシステムに慣れてもらうことができるでしょう。
- システムを導入する前にスタッフに相談する
- スタッフの意見を取り入れて導入するシステムを決定する
- 研修を実施する
- 操作マニュアルを作成する
効果が実感できるまでに時間がかかる
顧客管理システムは導入してすぐに効果が実感できるとは限りません。先述したとおり、システム操作に慣れるには一定の期間が必要となるほか、顧客側から見てもシステムの変更に慣れるには時間がかかります。
また、顧客管理システムを活用して売上アップを目指すには、顧客データの分析を行い、集客や単価アップの施策や、顧客満足度を向上させるためのサービス変更を実施する必要があります。顧客管理システムで業務効率化や生産性アップを目指すなら、中長期的な視点で導入を検討してみてください。
エステサロンが顧客管理システムを選ぶポイント
エステサロンに最適な顧客管理システムを選ぶときは、おもに次の4つのポイントを重視するのがおすすめです。
- サロンに必要な機能が備わっているか
- 直感的に操作できるか
- 導入コストと運営コストは予算内に収まっているか
- 既存のシステムと連携できるか
サロンに必要な機能が備わっているか
自院に必要な機能を確認することから始めましょう。豊富な機能で顧客管理システムを選ぶよりも、必要な機能に絞って顧客管理システムを選ぶのがおすすめです。というのも、余計な機能が多い顧客管理システムは使いにくいだけでなく、機能が多い分、運営コストがかさむ可能性があるからです。
サロンに導入する顧客管理システムを選ぶときは、まず「何がしたいか」を決めて、最低限必要な機能をピックアップするのがおすすめです。たとえば、顧客管理とあわせて集客を強化したいなら、DM送信やデータ分析、口コミ連携などの機能が必要となるでしょう。
このように、目的達成が目指せる機能をもとにシステムを選ぶと、無駄を減らして効果を向上させることができます。
直感的に操作できるか
顧客管理システムで業務効率化を図るなら、使いやすいシステムである必要があります。そのため、スタッフが直感的に操作できるかどうか確認した上で導入を検討するのがおすすめです。
クラウド型の顧客管理システムのなかには、無料デモやトライアル期間を設けているケースがあります。検討段階で複数のシステムに絞り込んだら、無料デモやトライアルを試した上で導入する顧客管理システムを検討するのも一つの方法です。
導入コストと運営コストは予算内に収まっているか
導入すればメリットはありますが、コストもかかるので予算を決めましょう。
顧客管理システムはおもにクラウド上でデータを管理する「クラウド型」と、サロン内にサーバーを設置して高いセキュリティのもとでデータを管理する「オンプレミス型」の2種類にわかれます。それぞれ、導入コストや運営コストがまったく違うので次の表を参考にしてみてください。
| 特徴 | 導入コスト | 運営コスト | |
| クラウド型 |
|
無料〜5万円 | 500円～1,000円程度（1アカウント） |
| オンプレミス型 |
|
50〜200万円 | 5〜30万円（年間）
※メンテナンス費用 ※その他人件費がかかる可能性あり |
また、予約管理システムやPOSレジなど、既存のシステムがある場合は、ほかのシステムの運営コストも合算した上で、どの顧客管理システムを導入するか検討するのがおすすめです。
既存のシステムと連携できるか
利用している既存のシステムがある場合、連携可能な顧客管理システムを選ぶと、あらゆるデータを一元管理できるのでおすすめです。別々のシステムを利用しているとデータの確認や入力を行うたびに別のシステムを操作する必要があるため、ミスの発生や業務効率の低下につながります。
また、システム同士を連携してデータを一元管理することで、データ分析の精度も高くなるというメリットがあります。
まとめ
エステサロンにおいて効率的に顧客管理を行うことは、業務効率化はもちろん、売上アップや集客につながります。一般的な顧客管理システムは、顧客情報の管理だけでなく、電子カルテやPOS、WEB問診票などの機能を備えているケースもあるので、予算や必要な機能に応じて最適な顧客管理システムを選んでみてください。
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