鍼灸・整体・整骨院向け 電子カルテ「リピクル」

鍼灸・整体・整骨院事業者 の声から生まれたリピクルが、
施術管理・顧客データ管理・集客施策管理など事業者様が悩める
日々の経営の課題をオールインワンで解決いたします。

鍼灸整骨院

2023年11月30日

自由診療向けの電子カルテとは?電子カルテを導入するメリット

PC

「保険診療とあわせて自由診療を導入しようと思っている」「自由診療で開業を検討している」という方も多いでしょう。自由診療は料金やサービス内容が自由に決定できるため、利用者が増えることで売上アップにつながります。
そこで今回は、自由診療向け電子カルテのメリットについて解説します。機能や選び方、注意点なども解説しているので、ぜひ参考にして業務の効率化を目指してみてください。

「自由診療向けの電子カルテ」ならクラウド型電子カルテリピクルです!
⇒【公式】https://ripicle.com/にアクセスして無料オンラインデモ

自費診療に対応!自由診療向けの電子カルテとは?

電子カルテ

サービス内容や料金などを自由に決定できる自由診療向けの電子カルテは、保険診療向けの電子カルテと比較すると、柔軟に設定できる項目が多いのが特徴です。自由診療向けの電子カルテは、自由診療に特化した電子カルテと自由診療と保険診療の両立に特化したものに分かれます。
また、電子カルテは自院にサーバーを設置する「オンプレミス型(パッケージ型)」と、インターネット上でデータを管理する「クラウド型」に分かれます。このように、電子カルテは種類や導入方法によって大きく変わってくるので、自院に必要な機能やサービス内容に応じて導入する電子カルテを検討するのがおすすめです。


ヘルスケア領域に特化した電子カルテ
膨大な量の紙の管理にお困りですか?
リピクルならWeb問診票で来院前に顧客情報の自動登録!

  • 店舗運営に必要な機能は一つにまとめたい
  • 非効率な運用オペレーションを改善したい
  • 紙などのアナログ管理をなくしたい
  • 人に依存しない業務フローにしたい
  • スタッフの業務負担を削減したい
    ⇒資料のダウンロードはこちらから

自由診療向け電子カルテのおもな機能

SNS 宣伝 集客

自由診療向けの電子カルテは、カルテ機能をはじめ、自由診療に役立つ機能が豊富です。自由診療向け電子カルテのおもな機能は次のとおりです。

文書作成機能

自由診療を行うときは、料金やサービス内容に同意した上で診療を行うための同意書が必要です。
また、厚生労働省が通達した文書には次のような内容が記載されています。

そのため、自由診療向け電子カルテには、同意書をはじめとした文書作成機能が備わっているケースが多いのです。

顧客管理機能

電子カルテは患者(顧客)の個人情報をはじめ、過去の利用データや売上などを一元管理できる患者(顧客)管理機能を搭載しているものが多いです。患者(顧客)管理機能は利用者のニーズを分析したり、リピーター獲得のためにキャンペーンのDMを送るときに便利です。
また、予約機能があると、利用歴や次の予約の確認も簡単にできます。

設定変更できる会計機能

自由診療の料金はクリニックや治療院が決定できるため、自由診療向けの電子カルテは柔軟に料金の変更ができるようになっています。
また、キャンペーンを行ったときに割引設定もできるため、会計がスムーズに進むほか、計算ミスなどが発生しません。

予約管理やWEB問診票などの便利機能

電子カルテによりますが、自由診療向けの電子カルテには次のような便利機能が搭載されてることがあります。

  • 予約管理機能:カレンダーなどを表示して利用者がWEB上で予約することができる
  • WEB問診票機能:問診票を電子化して利用者が事前にスマートフォンなどで回答できる
  • DM機能:利用者を条件などで絞り込んで一斉にDM配信などができる
  • 電子診察券:QRコードや診察券番号を表示してペーパーレス化を図る
  • 専用アプリ:電子診察券を提示したり予約確認などができる
  • 口コミ連携:Googleの口コミなどと連携して分析できる
  • データ分析:客単価や需要の高いメニューなどを分析できる

すべての機能が必要ということはありませんが、このような機能があると顧客満足度の工場にもつながります。

自由診療向け電子カルテを導入するメリット

治療院向けサブスクのメリット

自由診療を行う治療院が電子カルテを導入するメリットは、おもに3つあります。実際に導入した際、自院にとってプラスになるかどうかを検討してみましょう。

業務効率化に役立つ

電子カルテは紙のカルテと違い、顧客のデータをすぐに検索して入力、保存ができるほか、入力ミスが減らせるため、業務効率化に役立ちます。また、自由診療向け電子カルテはさまざまな機能が搭載されていたり、問診票システムやレセコンなどの既存システムと連携できたりする場合がほとんどです。
自院の業務を電子化すれば、カルテをはじめ、予約データや売上などの顧客のデータが一元管理できるため、事務作業の負担が大幅に軽減できるでしょう。

治療院の業務効率化について詳しくはこちら↓

治療院の業務効率化は予約システムで解決!導入メリットやポイントを紹介

顧客満足度の向上

WEB予約やWEB問診票などのシステムがあると、治療院に初めて訪れるお客様のハードルが下がります。また、2回目以降の予約もWEBから行うことができると、リピート率向上の効果が期待できるでしょう。
とくにWEBで空いている時間が確認できれば、スケジュールが立てやすいため重宝される可能性が高いです。また、専用のアプリや電子診察券を導入すれば、診察券を持ち運ぶ必要がなく、財布のなかでかさばる心配もありません。

コストの削減

電子カルテを導入してカルテの入力やデータの検索、予約受付・管理、顧客へのDMなどの作業を効率化してスタッフの負担を減らすことができれば、人件費削減につながります。また、自由診療の場合でもカルテなどの診療記録は3年間保存することが義務付けられています。
電子カルテは従来の紙カルテのように消耗品費がほとんどかからないほか、保管場所を必要としないため、自院の事務スペースを圧迫する恐れもありません。

自由診療向け電子カルテの選び方

レセプトが返戻されない方法とは

自由診療向けの電子カルテを選ぶときは、自院の施術やサービスの範囲に合ったものを選ぶのがおすすめです。以下の3つのケースを参考に、自院にベストな電子カルテを検討してみてください。

開業する前なら自由診療に特化した電子カルテを選ぶ

自由診療に特化したクリニックや治療院の開業を検討している段階なら、自由診療に特化した電子カルテを選ぶのがおすすめです。規模が大きい病院やクリニックでは電子カルテが急速に普及しているので、保険診療向けの電子カルテも多数存在します。
自由診療を行うクリニックや治療院が保険診療向けの電子カルテを導入しても、機能を持て余したり、柔軟性が足りないと感じたりするケースも少なくありません。そのため、予約管理や顧客管理、集客機能など、自由診療に特化した電子カルテを検討してみてください。

保険診療も行う治療院を開業する前なら柔軟に対応できる電子カルテを選ぶ

保険診療と自由診療を並行して行うクリニックや治療院の開業を検討しているなら、どちらにも対応できる電子カルテを選択するのが得策と言えるでしょう。
また、保険診療や自由診療のみを行う予定でも、今後展開するサービスが変化する可能性があるなら、保険診療と自由診療の両方に対応できるようにしておいた方が安心です。
電子カルテを変更すると顧客のデータも移行しなければいけないので、開業前に導入する電子カルテは慎重に検討するのがおすすめです。

すでに電子カルテを導入しているなら既存のサービスをベースに検討する

保険診療のみを行っているクリニックや治療院が自由診療のサービスを導入することを検討している場合、既存のカルテの種類によって対応が変わります。現在、紙のカルテを採用しているなら、保険診療と自由診療のどちらにも対応した電子カルテを導入し、紙カルテの情報をシステムに入力します。
すでに電子カルテを導入している場合は、既存の電子カルテで自由診療に対応できるかを検討しましょう。データの移行がスムーズに行える電子カルテなら、電子カルテの変更を検討するのも一つの方法です。
また、予約管理、WEB問診票、顧客管理などが可能なほかのサービスと組み合わせると、電子カルテを変更しなくても自由診療に対応しやすくなります。

自由診療向け電子カルテのチェックポイント

サブスクを導入する上での注意点

自由診療向け電子カルテを導入するときは、次の3つのポイントをチェックして判断すると失敗しにくいでしょう。機能や費用をよく検討して、ムダのないサービスを選択してください。

自院の業務に必要な機能が備わっているか

自由診療向けの電子カルテはカルテ機能だけでなく、さまざまな機能が備わっているものが多いですが、機能が多いほど優れているとは限りません。必要な機能を満たしている場合、次に大切なのは「使いやすいかどうか」です。
機能性と操作性のバランスを加味した上で自院にマッチした電子カルテを選んでみてください。たとえば鍼灸・整骨・整体院専門の電子カルテシステム「リピクル」は、問診票や電子カルテ、レセコンの一元管理はもちろん、予約管理、顧客管理、分析、口コミ連携なども可能です。
クラウドサービスなので、タブレット端末からアクセスできるほか、外出先でもさまざまなデータが管理できるので、おすすめです。

ほかのシステムと連携できるか

WEB問診票やWEB予約、顧客管理システムなどをすでに導入している場合、既存のシステムと連携できるかどうかも重要な判断ポイントです。電子カルテをはじめとした電子システムは連携して機能させることで業務の効率化につながるほか、データの分析などが行いやすくなります。
そのため、システムとの連携が可能な電子カルテで絞り込んでみてください。

顧客管理や在庫管理が可能か

顧客の利用データや売上、客単価など、顧客管理ができる電子カルテなら、取得したデータをもとに顧客のニーズを見出したり、集客に役立てたりすることができます。
また、自由診療の場合、施術とあわせてセルフケア商品や用品の販売を行うケースも少なくありません。
在庫管理機能がある電子カルテなら、会計と在庫を照らし合わせて、正しく在庫管理できるため、棚卸しなどの作業の手間もほとんどかかりません。

治療院の顧客管理について詳しくはこちら↓

整体院・治療院の顧客管理とは?システムを導入するメリットやコツを紹介

保険治療のクリニックや治療院が自由診療を始める注意点

ポイント 注意点

保険治療を行っているクリニックや治療院(接骨院、整骨院、鍼灸院など)が自由診療を始める場合、新しいサービスを始めることになります。
そのため、既存のサービスとの兼ね合いや、顧客への理解を促すなどの対策が必要となるでしょう。
保険治療と自由診療のどちらも並行して成功できるよう、次の2点に注意してみてください。

サービスの幅を広げすぎない

自由診療を始めるときは、既存のメニューとの相性や関連性を考慮して検討するのがおすすめです。というのも、現在行っている保険治療とまったく別の自由診療メニューを追加しても需要が少ないほか、保険治療のメニューとあわせて提案することができません。
また、関連性のある自由診療メニューであれば、顧客に魅力を感じてもらえる可能性が高いものの、関連性のないメニューを追加しても突然の方向転換やサービスの質に不信感を抱かれかねません。
自由診療を開始するときは、顧客のニーズを反映し、既存のサービスの幅を広げすぎないようにする必要があるでしょう。

保険治療と並行する場合は利用者への説明を丁寧に行う

自由診療を利用者に提案するときは、保険適用外であることやサービスの内容、発生する料金などを丁寧に説明しないと不信感につながります。自由診療のサービスを行う際は同意書を用意し、必要事項に同意してもらうほか、スタッフがきちんと説明を行ったことを確認してもらう必要があります。
すべての項目を確認してもらったら、署名をもらいましょう。同意書は電子化できますが、タブレット端末などで記入してもらった場合、控えを印刷して利用者に渡すのを忘れないようにしてください。

まとめ

自由診療は保険診療とは違い、自由度が高い分、カスタマイズ性に優れた自由診療向けの電子カルテを導入するのがおすすめです。導入にはコストがかかりますが、業務効率化や顧客満足度の向上に役立つため、結果的にコスト削減につながるケースも少なくありません。
予算や費用対効果を検討しながら、最適な電子カルテを導入してみてください。

⇒リピクル資料のダウンロードはこちらから