クリニックであれば自費診療や自由診療、鍼灸院や接骨院では自費施術や自費メニューが存在します。
例えば、「保険診療とあわせて自由診療を導入しようと思っている」「自費施術メインで開業を検討している」という方も多いでしょう。自由診療や自費施術は料金やサービス内容が自由に決定できるため、利用者が増えれば売上アップにつながります。
そこで今回は、自由診療向け電子カルテのメリットについて解説します。機能や選び方、注意点なども解説しているので、ぜひ参考にして業務の効率化を目指してみてください。

自費診療に対応！自由診療向けの電子カルテとは？

サービス内容や料金などを自由に決定できる自由診療向けの電子カルテは、保険診療向けの電子カルテと比較すると、柔軟に設定できる項目が多いのが特徴です。
自由診療向けの電子カルテは、自由診療に特化した電子カルテと自由診療と保険診療の両立に特化したものに分かれます。
また、電子カルテは自院にサーバーを設置する「オンプレミス型（パッケージ型）」と、インターネット上でデータを管理する「クラウド型」に分かれます。このように、電子カルテは種類や導入方法によって大きく変わってくるので、自院に必要な機能やサービス内容に応じて導入する電子カルテを検討するのがおすすめです。

自由診療向け電子カルテのおもな機能

自由診療向けの電子カルテは、カルテ機能をはじめ、自由診療に役立つ機能が豊富です。自由診療向け電子カルテのおもな機能は次のとおりです。

予約管理やWEB問診票などの便利機能

電子カルテによりますが、自由診療向けの電子カルテには次のような便利機能が搭載されてることがあります。

• 予約管理機能：カレンダーなどを表示して利用者がWEB上で予約することができる
• WEB問診票機能：問診票を電子化して利用者が事前に回答できる
• DM機能：条件などを絞り込んで一斉にDM配信などができる
• 電子診察券：QRコードや診察券番号を表示してペーパーレス化を図る
• 専用アプリ：電子診察券を提示したり予約確認などができる
• 口コミ連携：Googleの口コミなどと連携して分析できる
• データ分析：客単価や需要の高いメニューなどを分析できる

すべての機能が必要ということはありませんが、このような機能があると顧客満足度の向上にもつながります。

設定変更できる会計機能

自由診療の料金はクリニックや治療院が決定できるため、自由診療向けの電子カルテは柔軟に料金の変更ができるようになっています。
また、キャンペーンを行ったときに割引設定もできるため、会計がスムーズに進むほか、計算ミスなどが発生しません。

顧客管理機能

電子カルテは、患者（顧客）の個人情報や過去の利用データ、売上などを一元管理できる機能を多く備えています。これにより、患者（顧客）管理が効率的に行え、利用者のニーズを分析したり、リピーターを獲得するためのキャンペーンのDMを送る際に便利です。
さらに、予約機能があれば、利用履歴の確認や次回予約の手続きも簡単に行えます。

文書作成機能

自由診療を行うときは、料金やサービス内容に同意した上で診療を行うための同意書が必要です。また、厚生労働省が通達した文書には次のような内容が記載されています。

• 受付窓口や待合室などに料金をわかりやすく提示する
• サービスの内容および料金を明確に説明して同意を得る
• サービスの内容および料金を明示した同意書を作成して患者の署名をもらう
• 保険診療などの費用と区別した領収書を発行する

参考：療養の給付と直接関係ないサービス等の取扱いについて｜厚生労働省

そのため、自由診療向け電子カルテには、同意書をはじめとした文書作成機能が備わっているケースが多いです。

自由診療向け電子カルテを導入するメリット

自由診療を行う治療院が電子カルテを導入するメリットは、おもに3つあります。実際に導入した際、自院にとってプラスになるかどうかを検討してみましょう。

業務効率化に役立つ

電子カルテは紙のカルテとは異なり、顧客のデータを迅速に検索し、入力・保存できるため、入力ミスが減少し、業務効率化に貢献します。また、自由診療向けの電子カルテには、さまざまな機能が搭載され、問診票システムやレセコンなどの既存システムと連携できることが一般的です。
自院の業務を電子化することで、カルテをはじめとする顧客のデータ、予約データ、売上などが一元管理できるため、事務作業の負担が大幅に軽減されます。

顧客満足度の向上

WEB予約やWEB問診票などのシステムが導入されると、治療院に初めて訪れるお客様のハードルが下がります。
また、2回目以降の予約もWEBから簡単に行えるため、リピート率の向上が期待できます。
特に、WEB上で空き時間が確認できると、スケジュールが立てやすく、利用者にとって便利です。さらに、専用のアプリや電子診察券を導入すれば、診察券を持ち歩く必要がなく、財布の中でかさばることもありません。

コストの削減

電子カルテを導入することで、カルテの入力やデータの検索、予約の受付・管理、顧客へのDMなどの作業を効率化し、スタッフの負担を軽減することが可能です。これにより、人件費の削減につながります。
また、自由診療の場合でも、診療記録などのカルテは法定通りに保存する義務があります。
電子カルテは従来の紙カルテと比較して、消耗品費がほとんどかからず、保管場所を必要としないため、自院の事務スペースを圧迫する心配もありません。

自由診療向け電子カルテの選び方

自由診療向けの電子カルテを選ぶときは、自院の施術やサービスの範囲に合ったものを選ぶのがおすすめです。以下の3つのケースを参考に、自院にベストな電子カルテを検討してみてください。

開業する前なら自由診療に特化した電子カルテを選ぶ

自由診療に特化したクリニックや治療院の開業を検討している場合、自由診療に特化した電子カルテを選ぶことがおすすめです。規模の大きな病院やクリニックでは、電子カルテの普及が急速に進んでおり、保険診療向けの電子カルテも多数存在します。
保険診療向けの電子カルテを自由診療を行うクリニックや治療院に導入しても、機能を余り感じたり、柔軟性が不足していると感じる場合があります。
そのため、予約管理や顧客管理、集客機能など、自由診療に特化した電子カルテを検討することが重要です。

保険診療も行う治療院を開業する際には、柔軟な電子カルテを選ぶ

保険診療と自由診療を並行して行うクリニックや治療院の開業を検討している場合、両方に対応できる電子カルテを選ぶことが賢明です。
また、保険診療や自由診療のみを行う予定でも、将来的にサービス展開が変化する可能性がある場合は、両方に対応できるような電子カルテを選ぶ方が安心です。
電子カルテを変更すると顧客のデータも移行する必要があるため、開業前に導入する電子カルテは慎重に検討することをおすすめします。

すでに電子カルテを導入しているなら既存のサービスをベースに検討する

保険診療のみを提供しているクリニックや治療院が自由診療の導入を検討する場合、既存のカルテの種類に応じて対応が異なります。紙のカルテを使用している場合は、保険診療と自由診療の両方に対応した電子カルテを導入し、紙カルテの情報をシステムに移行します。
既に電子カルテを導入している場合は、既存のシステムが自由診療に適応できるかどうかを検討する必要があります。データの移行がスムーズに行える電子カルテであれば、システムの変更を検討することも一つの選択肢です。
さらに、予約管理やWEB問診票、顧客管理などの他のサービスと組み合わせることで、電子カルテを変更せずに自由診療に対応しやすくなります。

自由診療向け電子カルテのチェックポイント

自由診療向け電子カルテを導入するときは、次の3つのポイントをチェックして判断すると失敗しにくいでしょう。機能や費用をよく検討して、ムダのないサービスを選択してください。

自院の業務に必要な機能が備わっているか

自由診療向けの電子カルテには、カルテ機能だけでなく、さまざまな機能が備わっているものがありますが、機能が多いからと言って必ずしも優れているとは限りません。重要なのは、必要な機能が満たされているかどうかと、それが使いやすいかどうかです。
機能性と操作性のバランスを考慮した上で、自院に最適な電子カルテを選ぶことをお勧めします。例えば、鍼灸・整骨・整体院専門の電子カルテシステム「リピクル」は、問診票や電子カルテ、レセコンの一元管理に加えて、予約管理、顧客管理、分析、口コミ連携なども可能です。
クラウドサービスなので、タブレット端末からアクセスできるだけでなく、外出先でもさまざまなデータを管理できます。

ほかのシステムと連携できるか

既にWEB問診票やWEB予約、顧客管理システムなどを導入している場合、既存のシステムとの連携が可能かどうかも重要な判断基準となります。電子カルテを含む電子システムが連携することで業務の効率化が図れるだけでなく、データの分析なども容易になります。
したがって、既存のシステムと連携可能な電子カルテを選択することが重要です。

顧客管理や在庫管理が可能か

顧客の利用データや売上、客単価などを管理できる電子カルテを活用することで、顧客のニーズを把握したり、集客に役立てたりすることが可能です。特に自由診療の場合、施術に加えてセルフケア商品や用品の販売を行うケースもあります。
在庫管理機能が備わった電子カルテを使用すると、会計と在庫を照らし合わせて正確な在庫管理が行えます。これにより、棚卸し作業などの手間も大幅に削減されます。

保険治療のクリニックや治療院が自由診療を始める注意点

保険治療を行っているクリニックや治療院（接骨院、整骨院、鍼灸院など）が自由診療を始める場合、新しいサービスを始めることになります。
そのため、既存のサービスとの兼ね合いや、顧客への理解を促すなどの対策が必要となるでしょう。
保険治療と自由診療のどちらも並行して成功できるよう、次の2点に注意してみてください。

サービスの幅を広げすぎない

自由診療を開始する際には、既存のメニューとの相性や関連性を考慮して検討することが重要です。なぜなら、既存の保険治療とは全く異なる自由診療メニューを追加しても需要が少なく、保険治療との組み合わせ提案が難しいからです。
さらに、関連性のある自由診療メニューであれば、顧客に魅力を感じてもらえる可能性が高いですが、関連性のないメニューを追加すると突然の方向転換やサービスの質に不信感を抱かれかねません。
自由診療を開始する際は、顧客のニーズを考慮し、既存のサービスの幅を過度に広げないように注意することが必要です。

保険治療と並行する場合は利用者への説明を丁寧に行う

自由診療を利用者に提案する際は、保険適用外であることやサービスの内容、料金などを丁寧に説明することが不可欠です。
これによって、利用者の不信感を防ぐことができます。自由診療のサービスを提供する際には、同意書を準備し、利用者に必要事項に同意してもらう必要があります。
同意書の全ての項目を確認した後に、利用者から署名をもらいましょう。同意書は電子化できますが、タブレット端末などで記入してもらった場合には、控えを印刷して利用者に渡すことを忘れないようにしましょう。

まとめ

自由診療は保険診療とは異なり、高い自由度を持つため、柔軟性に富んだ自由診療向けの電子カルテを導入することが勧められます。導入には一定のコストがかかりますが、業務効率化や顧客満足度の向上に貢献し、結果的にコスト削減につながるケースも多く見られます。
予算や費用対効果を考慮しながら、最適な電子カルテを導入することを検討してみてください。