投稿日：2023-08-07

【監修者】
岩井 隆浩（麻布十番ループル治療院 創業者）
はり師／きゅう師／あん摩マッサージ指圧師／柔道整復師
齋木 拓　（麻布十番ループル治療院）
はり師／きゅう師／あん摩マッサージ指圧師／柔道整復師／日本スポーツ協会公認アスレティックトレーナー

「紙カルテから電子カルテに変更したいが、本当に必要なのだろうか」、「電子カルテを導入したいが、どのように検討したらよいかわからない」といったお悩みをお持ちかもしれませんが、この記事ではネイルサロンに電子カルテが必要な理由から、導入効果、メリット、デメリットなどを詳しく解説します。

また、記事の後半では、ネイルサロンに電子カルテを導入する方法を3ステップで説明しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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ネイルサロンに電子カルテは必要

「電子カルテ」と聞くと、病院やクリニックを想像しがちですが、ネイルサロンも例外ではありません。

この章では、ネイルサロンにおいても電子カルテが必要な理由を3つの角度から解説します。

インターネットが普及したから

ネイルサロンに電子カルテが必要な理由として、インターネットの普及が挙げられます。

以前、病院やクリニックは紙カルテに手書きで情報を記載していました。

ネイルサロンも同じように紙カルテを使っていましたが、紙カルテは保管場所が必要でした。

しかし、インターネットの普及により、電子カルテをネット上に保管できるようになりました。

このような時代の変化を考慮し、ネイルサロンにも電子カルテを導入することで、紙カルテにはない効果やメリットを得ることができます。

お客様満足度が売上に直結するから

電子カルテには予約機能を付けることができ、ネット上で予約を完結させることで、お客様満足度が向上します。

従来はお客様からの予約は電話予約が一般的でしたが、現在ではインターネットやスマートフォン（以下：スマホ）の普及により、スマホから予約できる方が手軽で便利です。

ネイルサロンの売上に直結する業務はお客様にネイルを施すことです。

電話での予約は業務の中断につながりかねず、来店しても満足にネイルを受けられない場合はお客様満足度が低下します。

この結果、サロンのリピート率にも影響するため、電話予約を極力減らすことが求められるのです。

レポート機能が充実しているから

電子カルテには顧客管理システムがセットになるプランもあり、さらにPOSレジとの連携も可能です。

POSレジとの連携により、売上の管理が同時に行えます。

また、顧客管理システムにはレポート機能があり、顧客単価やスタッフごとの売上も同時に管理できます。

電子カルテの導入により、これまで別々に行っていた作業が1つの端末を操作するだけで集約できるため、業務の効率化が実現します。

ネイルサロンに電子カルテを導入すると得られる効果3選

電子カルテを導入することで、顧客満足度だけでなく、ネイルサロンのスタッフの満足度も向上します。

両者に良い影響があるため、順に解説します。

スタッフの満足度があがる

顧客満足度も大切ですが、スタッフの満足度を確保することも同じく重要です。

例えば、紙カルテの場合、カルテを用意し、記入する場所を確保し、ペンを出して書き込み、カルテを元の場所に戻すという4つの手順が必要です。

この一連の作業は、スタッフにとって手間に感じることが多いです。

しかし、電子カルテを導入すると、全ての工程を端末上で完結できるため、作業手順を減らすことが可能です。

これにより、スタッフの負担を軽減できます。

系列店舗でシステムを統一するとストレスが減る

ネイルサロンを経営する際、複数の店舗を持つ場合があります。

この場合、サロンで使用する電子カルテのシステムを統一することで、新しく入ったスタッフでもいつも通りカルテを記載できるため、教える手間や覚える手間を省くことができます。

ヘルプを求めるスタッフとヘルプを受け入れるスタッフの両方にとってストレスが減り、店舗間の情報や、連絡のやり取りもスムーズに行われるでしょう。

人的ミスが減る

電子カルテを導入すると、手書きによる読み間違いによる人的ミスを大幅に減らすことができます。

また、記載するフォーマットが統一されているため、人によって記載する場所が異なるという問題も極力減少させることができます。

電子カルテを導入するメリット

ここからは電子カルテを導入するメリットをご説明します。

一言で言えば、ネイルサロンの業務の効率化が実現できます。

紙カルテを探す手間が減る

紙カルテでは戻し間違いやお客様の名前の聞き取り間違いがあると探すのが難しいです。

一方、電子カルテでは、お客様の名前だけでなく、電話番号や住所、生年月日、顧客ID等でも検索ができるため、お客様を待たせることなく迅速に情報を見つけることができます。

どこでもカルテがかける

紙カルテだとカルテを記入する場所が必要になりますが、電子カルテだと端末があればカルテの記入が可能です。

さらに、カルテを保管している場所に取りに行く必要もなくなるため、カルテを戻した後に追加で記入したいときにもカルテ記載が楽に行えます。

引き継ぎが楽になる

お客様に施したネイルを次に担当するスタッフに引き継ぐ際も電子カルテにすると便利です。

例えば、前回と同じネイルアートをしてほしいという要望があった際に、電子カルテでは端末で写真が簡単に撮れるため、写真での保存が簡単です。

引き継ぐスタッフは具体的なイメージを写真でチェックしながらお客様にネイルを施すことができ、お客様もカルテの写真が見られるため、別のスタッフでも安心してネイルをお願いできます。

電子カルテを導入するデメリット

電子カルテ導入に関するデメリットの大部分は、費用に関することです。

しかし、適切に予算を立てることで多くのデメリットは解決できることが一般的です。

利用料金がかかる

電子カルテの導入には初期費用、月額利用料金、端末代金など各種費用がかかります。

無料版の電子カルテも提供されていますが、使える機能には制限があるため注意が必要です。

導入前に電子カルテにかけられる予算を計画し、年間の経費を計算することで費用を把握することが重要です。

お客様情報の登録が手間になる

紙のカルテから電子カルテに移行すると、お客様情報電子化の仕事が増えます。

お客様が多いほど負担が増しますが、予約があった際にカルテの過去歴を転記する方法もあります。

新規のお客様の場合は、顧客管理システムからの予約の段階で、お客様自身にスマホから個人情報を入力してもらう方法もあるため、電子カルテの導入は早いほうがよいといえます。

紙のカルテから電子カルテに移行すると、お客様情報を電子化するための作業が一時的に増えます。

お客様が多いほど負担も増しますが、予約があった際に都度カルテの過去歴を転記するという方法が考えられます。

新規のお客様の場合は、顧客管理システムからの予約の段階で、お客様自身でスマホから個人情報を入力してもらう方法もあります。

そのため、電子カルテの導入は早めに行う方が良いと言えます。

システムエラー対応が必要になる

紙のカルテから電子カルテに移行すると、お客様情報を電子化するための作業が一時的に増えます。

お客様が多いほど負担も増しますが、予約があった際に都度カルテの過去歴を転記するという方法も考えられます。

新規のお客様の場合は、顧客管理システムからの予約の段階で、お客様自身でスマホから個人情報を入力してもらう方法もあります。

そのため、電子カルテの導入は早めに行う方が良いと言えます。

紙のカルテから電子カルテに移行すると、お客様情報を電子化するための作業が一時的に増えます。

お客様が多いほど負担も増しますが、予約があった際に都度カルテの過去歴を転記するという方法も考えられます。

新規のお客様の場合は、顧客管理システムからの予約の段階で、お客様自身でスマホから個人情報を入力してもらう方法もあります。

そのため、電子カルテの導入は早めに行う方が良いと言えます。

【簡単】電子カルテの導入方法3ステップ

電子カルテを導入する方法を3ステップでまとめました。

上から順番に読むと、導入のコツがわかります。

必要な機能をリストアップする

自社に必要な電子カルテの機能をリストアップします。

サロン用電子カルテのウェブサイトには一般的な機能が書かれていますが、スタッフと相談しながら自社に必要かどうかを話し合うとよいでしょう。

複数社ピックアップする

必要な機能をリストアップしたら、該当する電子カルテメーカーをピックアップします。

ここで重要なのは、ネイルサロンに導入実績があるメーカーから選ぶことです。

見積もりをお願いする際にネイルサロンならではの悩みに共感できるとともに、解決のヒントが得られます。

複数の会社から見積もりをとり、自社に一番合ったメーカーを選びましょう。

必要な機能をリストアップしたら、該当する電子カルテメーカーをピックアップします。

ここで重要なのは、ネイルサロンに導入実績があるメーカーから選ぶことです。見積もりをお願いする際に、ネイルサロンならではの悩みに共感できると同時に、解決のヒントを得られることが大切です。

複数の会社から見積もりを取り、自社に最も合ったメーカーを選びましょう。

操作性をチェックする

操作する端末により配置や見え方が異なるため、導入した端末すべての操作を確認します。

導入端末は、パソコンやタブレットが挙げられます。

わかりやすく、直感的に操作できるアイコンが好ましいです。

電子カルテと一緒に予約システムも導入する際は、スマホでの操作も重要です。

お客様目線で予約を行えるかを確認します。

まずはスタッフが試して簡単に予約ができるかを確認します。予約が簡単にできると新規の顧客やリピート率が上がり、売上にも直結します。

電子カルテや予約システムの操作性に問題がなければ、契約して導入しましょう。

まとめ
電子カルテを導入して業務を効率化しよう！

ネイルサロンに電子カルテを導入する必要な理由や導入による効果やメリットを解説しました。

電子カルテを導入する一番の利点は業務が効率化することです。ネイルサロンの業務で売上に直接つながるネイルアートなどの業務に時間を割き、集中して取り組むことで顧客満足度が上がります。

また、業務の効率化はカルテを探す手間を減らすため、従業員の満足度にも貢献します。

ネイルサロンにも電子カルテを導入して、お客様と従業員のどちらも満足させる環境を整えましょう。