投稿日:2023-05-25/更新日:2023-05-25

整骨院を開業するにあたり、欠かせないのがカルテ作成や保管です。

これから整骨院を開業しようと考えている人や、現在紙のカルテを使っている人は「電子カルテを導入して業務効率化を考えたい」「電子カルテを導入したいが選ぶポイントが分からない」と悩むこともあるでしょう。

そこで、今回は整骨院で電子カルテがおすすめな理由や導入時のポイントなどを紹介します。

ぜひ整骨院に合う電子カルテを見つける参考にしてください。

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【監修者】
岩井 隆浩（麻布十番ループル治療院 創業者）
はり師／きゅう師／あん摩マッサージ指圧師／柔道整復師
齋木 拓　（麻布十番ループル治療院）
はり師／きゅう師／あん摩マッサージ指圧師／柔道整復師／日本スポーツ協会公認アスレティックトレーナー

整骨院でカルテが必要な理由

保険施術を行う整骨院ではカルテの作成が必要です。

これから開業を検討されている人は必ず知っておく必要があるため、ここではカルテが必要な主な理由を3つ紹介します。

①顧客管理を適切に行うため

保険による施術では、カルテの記入が必須です。自由診療でも、カルテの記入は非常に重要です。自由診療メニューのカルテ記入義務があるかどうかに関わらず、必ず所見や施術内容を記載しましょう。

自由診療内容も行っている整骨院では顧客管理が非常に大切です。

患者さんの悩みや施術部位に関する履歴、身体の状態変化などを記録しておくことで、次回来院時にスムーズなフォローができます。予診表に書かれていることがすべてではない場合もあります。

顧客管理が全くされていない整骨院に通い続けると、患者さんは毎回同じ説明を受けることになり、何度通っても覚えられないなど、満足度を下げることになるでしょう。

信頼関係が大事な整骨院では、不信感が生じるようなことは避けなければなりません。

カルテの未記入は、施術の計画に支障をきたすだけでなく、禁忌や既往歴から注意すべき事項などの抜け漏れやミスに繋がります。

なるべく細かく記録を残すようにしましょう。担当が都度変わる場合もあるため、より伝達情報が伝わるように心がけましょう。

②法律上の保存義務があるため

カルテは5年間保存するという、法律上の義務があります。

保険施術では5年間の保存義務があるため、カルテの管理を徹底するように心がけましょう。

しばらく来院していない患者さんだとしても破棄してはいけません。

また、万が一整骨院を廃業することになっても、カルテの保存期間内は破棄できないので覚えておいてください。

③不正請求を疑われた時の証明になるため

整骨院は健康保険協会や各保険者に対して、レセプトにより請求をします。

しかしながら、近年は医療費の支給申請時に水増し請求などの問題が増えているため、不正請求に関する整骨院への目は年々厳しくなっているのが現状です。

また、不正請求については、法律上で定められている内容を理解していないと、知らない間に不正請求してしまっていることも考えられます。

そのため、不正請求とならないように、事前にルールを理解した上でカルテに情報を残しましょう。必要な内容を記載しておくことで、不正請求を疑われた時に整骨院を守る大事な証明となります。

カルテは患者さんのために記載するのはもちろんのこと、健全な整骨院運営とご自身の整骨院を守る役割にもなります。些細なことでも書き残しておくことをおすすめします。

カルテの記載方法

カルテの記載方法は保険診療や自由診療によってポイントは異なります。

それぞれについて、解説していきます。

保険診療の場合

保険診療のカルテへ記載すべき項目としては、下記の内容が挙げられます。

• 患者さんの個人情報（氏名、年齢、住所、電話番号など）
• 保険証の種類
• 患者さんの来院日
• 症状
• 負傷部位
• 負傷原因
• 症状の経過
• 治癒の見込み
• 既往歴
• 内服中の薬
• 通院歴など

特に気を付けるべきポイントは、「負傷原因」についてです。

負傷原因をカルテに記載する際、「自宅の階段から落ちて足を捻った」などの具体的な原因の記載が求められます。

それは、何ヶ月も継続している慢性的な症状には、保険適用ができないルールが設けられているためです。

保険診療を適用させる場合、患者さんへの事前のヒアリングをして、カルテへの適切な記載を行いしましょう。

自費診療の場合

整骨院でも、整体や鍼灸などの自費診療メニューを取り扱っている方は多いと思います。

自費診療の場合はカルテの記入は義務付けられていませんが、前述の通りしっかりと情報を残すことをおすすめします。

顧客管理やアフターフォローの観点からもカルテへの記入は必要となります。

自費診療のカルテへ記載した方が良い項目は下記の内容が挙げられます。

• 患者さんの個人情報（氏名、年齢、住所、電話番号など）
• 患者さんの来院日
• 施術希望箇所の症状
• 施術経験の有無
• 既往歴
• 内服中の薬
• 治療中の会話など

自由診療でもカルテに記入することで次回の来院時にフォローしやすく、リピートにも繋がるためカルテを活用していきましょう。

紙と電子カルテの違い

カルテの作成は保険施術の場合、法律で決められているため必要なことは理解いただけたかと思います。

そこで、最低でも5年間の保管が必要なカルテを作成する際に、一番重要な点がカルテの作成や管理です。

ここでは、紙と電子カルテの特徴を解説していくのでぜひ参考にしてください。

紙カルテの特徴

紙カルテとは、事前に印刷しておいたテンプレートの用紙に患者さんの治療内容や経過に関する情報を手書きで記入する方法です。

従来使われているのが紙カルテで、医療機関を含め多くの治療院で導入されています。

必要なものは、紙とペン・プリンターなど低コストで導入できるものです。

ただし、最低でも5年間カルテを管理する必要があるため管理場所が必要なことや、患者さんのカルテを探す手間、紙カルテをどのように管理していくかのオペレーションを事前に考えておく必要があります。

枚数が増えてくると紛失することもありえます。

また個人情報保護の観点から、鍵付きの棚を用意する必要があります。

長く続ければ続けるほど、カルテの置き場所や管理方法が困難となるのであらかじめ対策をかんがえておくことが必要です。

電子カルテ特徴

電子カルテとは、これまで手書きで書いてきた患者さんの個人情報や施術記録などを患者さんごとに電子化してデータ管理する方法です。

そのため、患者さんの情報を管理するという点では紙カルテも電子カルテも同じです。

しかし、電子カルテの場合、患者さんの情報をデータベース化できるため、紙カルテ以上に簡単な活用ができます。

検索が可能なので、必要な情報に辿り着くまでの速度が格段に上がります。

電子問診票との連携も可能になるのでスムーズでホスピタリティの高い正確な施術に繋げることができます。

顧客管理の観点でも、最後の来店がいつだったか、どんな来院経緯だったか、分析などにも役立ちます。

電子カルテを管理しておくことで、レセプトなどの書類作成も簡易になります。

予約時などもすぐに情報を探せるのでより良い提案が可能です。

院内全体の業務効率化の視点からも大きなメリットがあるといえます。

整骨院では電子カルテがおすすめな理由

近年では、整骨院に限らず医療機関や治療院でも電子カルテの導入が増えてきました。

これから電子カルテを検討する人に向けて、電子カルテがおすすめな理由を2つ紹介します。

この2つが可能になれば作業効率化が向上し、これまで事務作業に当てていた時間を削減できるでしょう。

①顧客情報を素早く把握できるため

電子カルテでは、患者さんの個人情報やケガの原因・状態など、元々紙カルテに記載していた情報をデータ化して管理します。

そして、検索機能がついているため、該当の患者情報を素早く調べられます。

そのため、患者さんの紙カルテを探す手間を省け、患者さんの状況を素早く把握できることが最もおすすめな理由です。

複数の従業員がいる場合は、患者さんの共有などが素早くできるため効率も良くなるでしょう。

効率が上がることによって、より患者さんに手厚い対応をすることが可能になります。

②保管場所や紙が不要になるため

紙カルテの最も大きなデメリットは保管場所の確保です。

保存義務も長期間なため基本的に処分することができません。

電子カルテを導入すると、これまで紙に書いていた情報が全てデータ化されるため保管場所に悩む必要はありません。

カルテやその他の事務作業に必要な紙・バインダー・棚・ラベルなどのストックをおく場所も不要です。

そのため、ペーパーレス化をすることで、これまで必要だった保管場所や紙の心配がなくなります。

電子カルテの注意点

電子カルテをおすすめする理由を解説しましたが、導入する前に知っておくべきことがあります。

ここでは、電子カルテを導入する上での注意点を3つ紹介します。

①操作に慣れる必要がある

電子カルテの場合、パソコンやタブレット等の機器を使用するため、操作に慣れる必要があります。

便利な機能が数多くついていても、使いこなせなければ十分な効果は得られずさらに時間がかかってしまうかもしれません。

そのため、便利機能が多いものや操作がシンプルなものなど、整骨院に合う電子カルテを選ぶと良いでしょう。

操作に慣れるまで少し時間はかかってしまうかもしれませんが、慣れてしまえば効率良くカルテ作成などの事務作業をできるようになります。

②導入費や月額費用が発生する

電子カルテを導入するためには、導入費用や月額費用が発生します。

主な初期費用として、システムや端末の導入費用・月々の利用料や維持費・契約によっては更新料やメンテナンス費用などがかかります。

しかし、電子カルテの導入や運用にかかる費用は、「どこの電子カルテを選ぶか」「どのような内容のサービスを求めているか」によっても大きく異なります。

整骨院に合ったランニングコストの許容範囲を確認するとともに、複数の電子カルテ提供企業に問い合わせてみると実際にかかるコストが明確になるでしょう。

③トラブルで使用できない可能性がある

電子カルテを導入する上で考えられるトラブルは、主に通信トラブルです。

電子機器とインターネットを接続して使用するため、停電や通信障害・情報漏洩などのトラブルが発生する場合があります。

万が一のトラブルを回避するために、導入時にトラブルが起きた場合のバックアップ方法やサポートを提供会社に確認しておくとよいでしょう。

また、個人情報を取り扱うため、電子カルテのセキュリティ対策を整えることで情報漏洩を防ぐこともトラブルを未然に防ぐ重要なポイントです。

電子カルテを選ぶポイント

電子カルテの提供会社は数多くありますが、なにをポイントに選べばよいでしょうか。

ここでは電子カルテを選ぶ際の5つのポイントを紹介するので、整骨院の状況と照らし合わせながら確認してください。

①誰でも簡単に操作できるか

機能が多いのは便利ですが、操作が複雑だったり画面が見づらくなってしまったりするため使いこなせない可能性があります。

自分や従業員がパソコン操作など慣れている場合は良いかもしれませんが、基本的には誰でも簡単に操作できる電子カルテをおすすめします。

②機能性に優れているのか

どのような機能を求めているかは整骨院によって異なりますが、カルテだけでなく院内でしようしている業務システムがまとめられることも重要です。

使用するシステムばかりが増えてしまうのも本末転倒です。

既存の院内フローを壊すことなく、よりスムーズに運営できる機能が備わっている電子カルテをおすすめします。

また、個人情報を取り扱う業務のため、セキュリティの高い電子カルテを選んだ方が情報漏洩を防ぐことができます。

③導入コストが見合っているか

機能性も重要なポイントですが、導入コストも適切かの確認も必要です。

電子カルテのサービス内容は提供会社によって大きく異なり、費用やサポートの内容にも差があります。

「導入コストは安価でもサポート体制が整っていない」「初期費用は他社より高いが維持費は安価」など、整骨院でどこに重きを置くのかがポイントです。

そのため、多くの企業と比較検討した上で自分の整骨院に合ったコストで導入や運用ができるかを検討してください。

④情報の一元管理が可能か

それぞれの情報が一元管理できるかは非常に重要なポイントです。

たとえば、顧客管理や分析、会計業務などと、今後の施術計画や施術記録などを一元化できれば、管理する工数を減らせるため時間短縮にも繋がるでしょう。

⑤サポート体制が整っているか

初めて電子カルテを導入する際、操作に慣れるまでは時間がかかります。

活用したくてもできない操作や自分では解決できないエラーが出てくるかもしれません。

そのため、導入する際は提供会社のサポート体制が整っているかを確認しておきましょう。

自分や他の従業員が問題なく操作できるように、担当者が機器の使用方法やサポートをしてくれるかどうかは非常に重要です。

また、機器にエラーが生じた時にもすぐに対応してくれるか確認し、サポート体制がない提供会社を選ばないようにしましょう。

意外な電子カルテの活用方法

電子カルテをおすすめするポイントとして、顧客管理がしやすくなることや保管場所が不要になることなど紹介してきましたが、他にも電子カルテを上手く活用する方法があります。

紙カルテでは手間がかかりすぎることも、電子カルテを活用すればより効率化が望めますので、ここでは意外な電子カルテの活用法を2点紹介します。

①リピート客を増やす

電子カルテの内容には、患者さんの個人情報や来店理由・既往歴などが登録されています。

電子カルテを活用して上手く患者さんの管理ができるようになると、整骨院の営業活動にも活用できます。

たとえば、登録されているメールアドレスに誕生日クーポンやアンケート記入で割引などの送付が可能です。

クーポン配布でリピーターを増やすきっかけの1つになる可能性があります。

また、メールでアフターフォローをすることや、治療経過を素早く確認できることで患者さんとのコミュニケーションが増え、「またこの整骨院に続けて通いたい」と思ってもらえる整骨院になるでしょう。

②施術効果の確認ができる

各患者さんの来院毎に詳しく状況や前回からの経過を登録しておくことで、何回目の施術でどの程度回復したのか、患者さんの体感だけではなく言葉でもしっかり説明ができるようになります。

写真などのわかりやすい情報で記録をのこせることも重要です。

紙カルテの場合は何枚もめくる必要があり、どこに何を書いていたか分からないことが電子カルテを導入すると起きません。

たとえば、「初回ではこのような症が出ていたが、○回目でこの動作ができるようになり、今回は○割程度回復していますね」など、患者さんが気づかない部分を言葉で説明すれば、施術効果の確認ができます。

これまでの経緯を追えることも重要です。

患者さんが施術効果をしっかり感じるまでは時間がかかるかもしれません。

しかし、言葉でどれくらいの施術効果が出ていると説明ができれば患者さんも納得して通い続けることができるでしょう。

整骨院に電子カルテは必須！電子カルテを導入して集客アップに繋げよう

今回は整骨院を運営するには電子カルテがおすすめな理由と導入に向けての注意点、電子カルテの意外な活用法などを紹介しました。

電子カルテの導入までには時間がかかるかもしれませんが、まずは自分の整骨院に合った電子カルテを見つけられるよう比較検討した上で導入してください。

一度導入すれば業務効率化を実感し、実際の施術に専念することができます。

電子カルテをうまく活用して、集客アップに繋げていきましょう。