【監修者】
岩井 隆浩（麻布十番ループル治療院 創業者）
はり師／きゅう師／あん摩マッサージ指圧師／柔道整復師
齋木 拓　（麻布十番ループル治療院）
はり師／きゅう師／あん摩マッサージ指圧師／柔道整復師／日本スポーツ協会公認アスレティックトレーナー

接骨院・整骨院・鍼灸院において、電話での予約・キャンセル管理はかなり手間がかかると思っていませんか。そんな時に便利なツールが、予約管理システムです。予約管理システムの導入を考えている方はもちろん、システムを知らない方でもポイントを押さえることで簡単に導入できます。
本記事では、予約管理システムのメリット・デメリットや予約管理システムの見るべきポイントを詳しく紹介します。

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接骨院・整骨院・鍼灸院向けの予約管理システムとは？

接骨院・整骨院・鍼灸院において、お客様の情報（カルテ）・回数券発行・予約管理などを手作業で行うと時間がかかります。
特に今までの予約管理は電話対応が必須になるため、電話がかかってくる度に対応する必要がありました。
また、電話対応で聞き取りにくいお名前や声質の場合、何度も聞く必要がありお客様側にもかなりの負担をかけることになります。そのような時に便利なのが、予約管理システムです。
予約管理システムはお客様の情報（カルテ）・回数券発行・予約管理以外にも、クーポンサイトとの連携やお客様への自動リマインド、24時間の予約対応などが可能です。

予約管理システムを導入するメリット

ここでは、予約管理システムを導入するメリットを紹介します。

予約業務が効率化できる

予約管理システムを導入することで予約管理の手間が減るので、施術に集中することができます。
もし施術中に電話がかかってくると、お客様の施術を途中で止めることになり、お客様にご迷惑をおかけすることにもつながります。
これはお客様の満足度にも影響する可能性があり、来店頻度が下がってしまう場合もあるので注意が必要です。。
また継続的に施術を中断していると時間通りに施術が終わらないので売上が下がる可能性も考えられます。予約管理システムを導入するとこのような場合にも問題なく対応できるばかりでなく、業務改善も実現します。
現場の施術者だけでなく、実際に来院されるお客様の顧客体験としてもメリットになるのです。

聞き間違いや伝達もれが防げる

電話対応における、情報の聞き間違いや伝達もれを防ぐことができます。
例えば、電話で予約対応を行う際に、名前や時間を聞き間違えてクレームにつながる可能性もあります。
また、お客様の症状や要望などをお聞きする時に、人為的なミスが発生する場合も少なくないでしょう。そんな時に、予約管理システムを導入していれば、名前や時間はお客様が入力するので聞き間違いや伝達もれを軽減できるのでおすすめです。
予約管理システムであらかじめお客様の情報を事前に得ることができているので、情報伝達がスムーズになり、ミスも減少します。
こちらからの提案に繋げることも可能になるだけでなく、トラブルなども未然に防げることが多いのでメリットになるでしょう。

営業時間外でも予約できる

予約管理システムを導入すると、24時間対応で予約受付が可能になります。電話対応だけの場合、従業員がいる営業時間内に予約をしてもらう必要があります。
しかし予約管理システムは、オンライン上の手続きで完結するので24時間対応で、営業時間外の予約も可能です。
これにより、お客様がいきたいと思った時や思い出したときに予約を取ることができるので機会損失も少なくなります。予約日時のリマインドにも繋がるので予約を忘れていた、などの対策にも寄与します。
院側はオンライン対応になるので、自動で予約受付が可能となり、定期的にシステム管理を確認するだけで状況が把握できるので非常に便利です。
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キャンセルや時間変更も自動で行える

キャンセルや時間変更もお客様側で行えるので、変更対応が自動で行えることもメリットの１つです。電話予約だとお客様、事業者共に過度な手間がかかることが予想されます。
一方、予約管理システムを導入するとお客様のお手隙の時間に変更作業ができるので、事業者は施術の空き時間に見ることができるでしょう。

予約管理システムを導入するデメリット

とても便利な予約管理システムですが、もちろん導入のデメリットもあります。ここでは、予約管理システムを導入するデメリットを紹介します。

利用料がかかる

予約管理システムを導入すると、初期費用や月額の利用料がかかります。
無料で利用できるシステムもありますが、一部の機能しか使えなかったり必要な機能がなかったりします。コストパフォーマンスも考えて、どのようなシステムが自身の院に必要か選ぶことが重要です。

導入までに時間がかかる

即日導入が可能な予約システムもあります。
しかし各システムによっては色々な機能があるため、導入する際には自身で一回予約・キャンセルシステムを操作して利用方法を確認しておく必要があります。お客様から質問が来ても困らないように、すぐに対応ができるまで操作の確認をしておきましょう。

定期的に予約状況を確認する必要がある

予約システムを導入することで、定期的に予約状況を確認する必要があるので、面倒に感じることがあります。
例えば、予約管理システムを導入する前は、手動で予約を管理するため必ず予約が入ったら人的に確認して予約を取りますが、予約管理システムを導入した後は、空き枠に対してお客様が自動で予約を入れるので、予約状況を把握するために定期的に確認する必要があります。予約表と予約メールを常に確認しておくと良いでしょう。
院にとって予約管理システムは、カルテの記載から予約管理まで一本化できるため便利ですが、予約の確認を怠るとクレームに繋がる可能性があります。院に損害が出ることを防ぐため、定期的に予約状況を確認することが重要です。

予約管理システムを選ぶときのポイント

ここでは、予約管理システムを選ぶときのポイントを紹介します。

導入にかかる時間と費用を確認する

さまざまな事業者が予約管理システムを提供しています。予約管理システムの導入が完了するまでの時間と費用をしっかり確認しましょう。
無料のシステムもありますが、長期的に活用するには有料のシステムの方が機能性が充実していておすすめです。導入までの時間も、即日のシステムから数週間かかるシステムも存在するので導入前に確認しておくと良いでしょう。

複数の予約管理システムを比較する

複数の予約管理システムを確認して、院に必要な機能を比較検討しましょう。使いたい機能性が備わっているか、機能の充実度も非常に重要です。
システムがどのような機能を提供しているか、予約管理機能だけでなく、患者情報管理やカルテ機能、スケジュール管理、売り上げ管理、レポート生成など、業務に必要な機能がしっかりと含まれていることが重要です。
せっかくシステムを導入するのに以前できていたことができなくなるのでは導入する意味がありません。導入前の院内オペレーションから、どのように変化するのか理解しておくことが重要です。
また機能が充実していても、お客様にとって使いにくい仕様ではせっかくの顧客体験を落としてしまいます。
院にとっても、お客様にとっても使いやすいシステムかどうか確認してください。導入前に、必要な機能をピックアップして比較するとスムーズに導入を進められるのでおすすめです。

操作性を確認する

院にはさまざまな従業員がいるので、誰でも操作できないと使われなくなったり、逆に非効率になることも考えられます。導入前に必ず操作性を確認してください。
また操作性を確認する際は、実際に使う人に試してもらうことがおすすめです。システムの無料期間やお試し期間がある予約管理システムもあるので、短期間でも良いので実際に使ってみることも重要です。
更にシステムによってはカスタマイズ機能が充実している場合もあります。
例えば、機能が充実してるようにみえても、実際は融通の効かないシステムもたくさん存在しています。院内で実現したい業務フローにしっかりフィットするか確認しましょう。
予約時間の間隔や予約可能なスタッフの設定はもちろんですが、予約受付時の必要事項のカスタマイズなど、柔軟に対応できるシステムが望まれます。
システムを入れるために、逆にこれまで大切にしてきたことが疎かになってしまわないように注意してください。

見やすいデザインになっている

スマホの画面は小さいため、複雑な画面操作だと必要事項を見落とす可能性があります。予約内容の必要事項を見落とさないためにも、できるだけシンプルで見やすいデザインになっているかを確認しましょう。
自分で見やすいように表示画面をカスタマイズできる予約管理システムもあるので、院で使いやすいようにするのがおすすめです。
ユーザーフレンドリーという言葉があるように、システムが使いやすいかどうか実際に使ってみて確認しましょう。直感的な操作やシンプルなインターフェースがあることが重要です。
またお客様だけでなく、スタッフも容易に操作できることで業務の効率性が向上します。

接骨院・整骨院・鍼灸院に必要な機能があるか確認する

接骨院・整骨院・鍼灸院は1人あたりの時間があらかじめ決まっています。
そのため、施術可能な枠を自由に作れる予約管理システムがおすすめです。また担当者のシフトや休日を設定できたり、担当者の指名ができる機能などもあると非常に便利です。

セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選ぶ

さまざまな個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策がしっかりとしているシステムを選びましょう。予約管理システムは、さまざまな個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策がしっかりとしているシステムを選びましょう。
予約管理システムは、お客様の重要な情報や、院の情報を入力する場合があります。そのため、セキュリティ対策が万全でないとお客様の信頼を失う可能性があります。予約管理システムを提供している事業者に事前への確認がおすすめです。
また、予約管理システムは導入して終わりではありません。導入時のサポートはもちろんですが、むしろ導入後のサポート体制の方がこれからシステムを使用する院側にとって、より重要な要素となるので確認するようにしましょう。
システムトラブルや使い方の質問、クレームなどが生じた際に適切なサポートを提供してくれるか？オンラインのマニュアルやFAQなどの資料が充実しているか？なども重要なポイントです。
その時のサポート方法についても、メール、チャット、電話など、どんなサポート体制なのか事前に確認しておくとより安心です。

予約システムを導入して業務を効率化しよう

本記事では、予約管理システムのメリットとデメリット、そして予約管理システムを導入する際に押さえておくべき重要なポイントについて詳しくご紹介しました。予約管理システムは、多くの事業者が提供していますので、最適な機能を比較検討して導入することが重要です。
予約管理システムはコストがかかる場合もありますので、予算との兼ね合いも考慮しなければなりません。まずは自院のニーズや要件を明確にし、それに合致するシステムを選定することが重要です。
機能の充実性や使いやすさ、カスタマーサポートなども検討材料となります。予約管理システムの導入は、運営効率化や患者さんの利便性向上に大きく貢献することが期待されます。
慎重な検討と適切な導入計画を立てることで、より良い結果を得ることができるでしょう。