業務効率化のため、紙の問診票をやめ、WEB問診票に変更する整骨院や接骨院、治療院などが増えています。しかし、「使い慣れた紙の問診票を廃止するのは抵抗がある」「スタッフが使いこなせるか不安」というオーナーや経営者の方も多いでしょう。

そこで今回は、紙の問診票からWEB問診票に変更するメリットやデメリット、WEB問診票システムの選び方などを分かりやすく解説します。

ぜひ参考にして、自院のコスト削減、生産性アップを目指しましょう。

問診票のデジタル化とは

問診票のデジタル化とは、紙ではなく、タブレットやスマートフォンなどの端末を使って、問診票を入力してもらうことです。

紙の問診票同様の形式になっているものや、チャット形式で実際に会話するように情報を入力できるものなど、さまざまなシステムがあります。

紙の問診票は利用者に記入してもらったものをPCに入力したり、紙のカルテに書き写したりなど、手間がかかるほか、入力や書き写しミスが発生するリスクがあります。

しかし、問診票をデジタル化すれば、問診票の入力や書き写しの手間を省くことができるのはもちろん、システムによってはカルテやレセコンとの連携も可能です。

問診票入力システムの料金

無料で使える問診票入力システムはほとんどありません。

しかし、無料トライアルが可能なシステムは多数あるので、自院の業務やスタッフのITリテラシーにマッチしているか、トライアル実施後に本格的な導入を検討するのがおすすめです。

Google Forms（グーグルフォーム）を使えば、無料でアンケート形式で問診票の項目を作成することもできますが、電子カルテシステムに再入力する必要があるほか、問診票に特化していないため、不便さを感じる場面もあるでしょう。

問診票入力システムの導入にかかる費用は機能や連携できるサービスによって料金に差があります。

予算から検討するのも一つの方法ですが、WEB問診票システムは「IT導入補助金」の対象になる可能性があるので、活用できそうな補助金や助成金を調べてからシステムを絞り込んでみてください。

問診票入力システムの機能

問診票入力システムの機能は、おもに次のとおりです。

• メニュー、コース、科目ごとの問診内容の設定
• 署名サイン機能
• 問診結果一覧表示
• 患者情報の取り込み
• 患者情報の新規作成
• スタッフ情報の編集
• 問診情報の保存

なかには、電子カルテシステムやレセコン、会計システムと連携できる問診票入力システムもあります。

紙の問診票とWEB問診票の違い

紙の問診票とWEB問診票の大きな違いは、紙を使用するかデジタル端末を使用するかという点です。

紙の問診票の場合、利用者に記入してもらい、スタッフによる記入内容のヒアリング、カルテへの入力など、最低でも10分ほどの所要時間が発生してしまいます。

しかしWEB問診票はデジタル端末に入力してもらったデータをカルテに反映させるだけなので、2〜3分程度の短時間で一連の業務が完了します。

また、WEB問診票はスマートフォンなどを使って予約時に記入してもらうことも可能です。

来院前に記入してもらえば手間が少なく、利用者もスムーズに受付が完了するので、待ち時間短縮にもつながるでしょう。

問診票をデジタル化するメリット

問診票のデジタル化は費用が発生するものの、コスト以上の効果が期待できると言われています。

WEB問診票のメリットを理解し、導入を検討してみてください。

WEB問診票の導入による患者と施術者のメリット

デジタル化による問診表の導入は、患者と施術者の双方にメリットをもたらします。

患者側は、接骨院、整骨院、鍼灸院、整体院などで予約を取りますが、通常は来院後に初診の問診票を記入することが一般的です。

しかし、デジタルの事前問診票があれば、予約を取った後すぐに情報を入力できるため、自分の思いをゆっくりと落ち着いて伝えることができます。

来院後に書く場合、焦ったり思いをうまく伝えられないことがあります。

それが施術の効果にも影響します。

しっかりと症状や要望を伝えることで、施術が円滑に進み、望む効果もより高まるでしょう。

一方、施術者側は、来院後に問診票を記入してもかなりの時間がかかります。

日々の院内業務では、わずかな時間の積み重ねが年間を通じて大きな時間となります。

デジタルのWEB問診票を利用すれば、事前に患者に記入してもらえるため、来院からベッドへ案内するまでの時間が非常にスムーズになります。

また、あらかじめ患者の症状や要望が把握できるため、施術の計画や進め方を立てやすくなります。

薬の情報や既往歴も事前に調べてから施術に取り組むことができるため、不安を払拭し自信を持って施術に臨むことができます。

しっかりと準備が整った状態で施術が行われるため、患者側も安心感を抱き、施術者側もより質の高い施術を実現しやすくなります。

デジタル問診表の導入は、双方にとって大きな利益をもたらします。

非接触で対応できるため感染症対策に役立つ

WEB問診票は、タブレット端末やスマートフォンで問診内容を提出してもらえるため、非接触で問診票の受け渡しができるというメリットがあります。

いまや感染症対策は、安全にサービス業を続けていくために必須と言えるでしょう。

施術者やスタッフをはじめ、利用者に安全性をアピールするためにも、非接触で対応できるWEB問診票を導入する整骨院や治療院は増えています。

業務効率化に役立つ

WEB問診票の導入で業務が効率化すれば、残業や勤務時間が減り、スタッフの健康的なワークライフバランスや人材コスト削減につながります。

WEB問診票の導入によって生まれたリソースで、新たなプロジェクトや取り組みを始めることもできるでしょう。

また、問診票の転記ミスがなくなれば、確認や修正の手間が省けるほか、利用者に対する信頼性の確保にもつながります。

セキュリティを考慮してデータを安全に保管できる

紙の問診票はファイリングして事務スペースに保管すると、利用者や外部の訪問者の目に触れてしまう危険性があります。

近年は、個人情報保護法により紙カルテの場合は、棚に鍵をかけて保存することを求められます。

しかし、WEB問診票システムはデータとしてクラウド上に保管するためセキュリティ対策をしておくことで情報漏洩リスクが低下します。

消耗品費などのコスト削減につながる

紙の問診票は用紙代や印刷代、筆記用具代など、消耗品費がかかります。

WEB問診票はシステム代やタブレット端末代など、初期費用はかかるものの、月々の消耗品費を削減できるのがメリットです。

さらに、紙の問診票は年々増え続けるので院内のスペースを圧迫します。

このスペースがコスト削減されることにより、施術スペースやスタッフルームや待合室など多くの用途に使用可能となり、経費も削減することにつながります。

また、感染症対策においてもWEB問診票の場合、端末を消毒するだけで常に清潔な状態で利用者に問診票を入力してもらうことができるため衛生的です。

ボールペンやバインダーを1つずつ消毒する必要がないので、感染症対策にかかるコスト削減にもなるでしょう。

情報共有をスムーズに行うことができる

WEB問診票は閲覧したい情報をシステム上で検索して閲覧、出力することができます。

院内での情報共有はもちろん、スタッフのコメントやサインの追加も可能なので、業務をスムーズに進められるでしょう。

利用者の情報をまとめて確認できるほか、必要な情報にすぐアクセスできるため、業務効率化や生産性アップに役立ちます。

また出張時や、トレーナーの帯同における情報確認やカルテ入力も瞬時に可能となります。

院外の活動も増えている場合や、往診を行っている院では特に便利になるでしょう。

紙の場合は雨で濡れてしまったり、紛失したりなど情報管理のリスクが高まります。

こういった点においてもWEB問診票のメリットは大きいでしょう。

集客に役立つ

WEB問診票は膨大なデータを活用して利用者の来院頻度や来院理由、症状などを分析することも簡単になります。

利用者のニーズや傾向を正しく把握すれば、集客に役立てることもできます。

たとえば、利用者の年代や来院理由をピックアップすれば、ターゲット層の精度を高めることができるので、相性の良いチラシやホームページを作成するのに役立つでしょう。

また、問診票データから見出した課題を解決するための施策を行って業務改善につなげることも可能です。

問診票をデジタル化するデメリット

問診票のデジタル化はメリットだけではありません。

デメリットも把握した上でWEB問診票システムの導入を検討しましょう。

導入費用や運営費用がかかる

WEB問診票システムは紙代や印刷代などの消耗品費を減らせるものの、導入費用と運営費用がかかる点がデメリットと言えるでしょう。

システム導入の費用をはじめ、タブレット端末の購入など、まとまった予算が必要になります。

しかし、インターネット上でデータを管理できるクラウド型のWEB問診票システムは、自院にサーバーやシステムを設置するオンプレミス型と比較すると費用が大幅に軽減できるケースも少なくありません。

また、業務を効率化できれば、人材コスト削減や空いた時間で施術すれば売上向上にもつながることから、WEB問診票システムの導入を検討するときは、費用対効果を見越して判断することが大切です。

業務フローの変更やマニュアルを作成する必要がある

WEB問診票は紙の問診票と比べて業務の内容が変更になるので、業務フローの見直しが必要です。

また、スタッフのITリテラシーのレベルによっては、マニュアルの作成が必要になるケースもあるでしょう。

自院の利用者にWEB問診票システムの導入や記入方法を事前に周知しておくことも大切です。

とくに来院者の年齢層が高い場合、タブレットやスマートフォンの操作に不慣れな方も多いので、WEB問診票システムが定着するまでは、かえって時間をロスしてしまうこともあるでしょう。

電子カルテとWEB問診票システムの違い

WEB問診票システムとあわせて業務効率化に役立つとして注目されているのが、電子カルテシステムです。

では、電子カルテシステムとWEB問診票システムの違いやシステムの連携方法を解説します。

電子カルテとは

電子カルテとは、施術の記録を紙ではなくシステム上でデータ管理することを指します。

施術や問診の履歴や経緯、画像など、利用者のデータが一元管理できるのはもちろん、レセコンと連携することで会計までスムーズかつ正確に行えることから、いまや多くの接骨院、整骨院、鍼灸院、整体院などで導入されています。

個人の整骨院、接骨院、鍼灸院、整体院などでは、紙のカルテを採用しているところもありますが、人が少ないからこそ業務改善が必要なこともあります。

また、マイナンバーカードが保険証として使用できるようになったことから、今後はますます電子カルテシステムが普及していくと考えられています。

電子カルテとWEB問診票の違い

WEB問診票はスマートフォンやタブレット端末から、来院前または診療前に利用者が問診票をデータとして入力できるシステムです。

一方、電子カルテは施術の記録を電子化し、データとして保管するシステムなので、用途が違います。

それぞれのシステムを連携させたり、一元管理したりできるサービスはあるものの、同じシステムではないので注意してください。

電子カルテを導入してもWEB問診票は導入できない？

電子カルテは診療の記録を残すシステムなので、電子カルテシステムを導入してもWEB問診票は導入できません。

実際に、カルテは電子化していても、紙の問診票を採用している整骨院や整体院も多数あります。

利用者の人数や年齢層によっては、一概にすべて電子化するのが理想的とは言えませんが、電子カルテとWEB問診票は連携して活用することで、より業務効率化が実現できるでしょう。

連携が必要な場合は、それぞれの機能を兼ね備えたシステムを選ぶと良いでしょう。

問診票システムを選ぶときの注意点

WEB問診票システムを選ぶときは、複数のシステムを比較して、自院に合った機能や価格帯のものを選ぶのがおすすめです。

とくに次の3点に注意して選ぶように心がけると、失敗しにくいでしょう。

利用者目線でシステムを選ぶ

WEB問診票システムは、自院の利用者にとっても使いやすいものでなくてはいけません。

利用者がシステムをなかなか理解できないと、WEB問診票システムの大きなメリットである効率化に繋がらず、かえって時間をロスしてしまう可能性があります。

また、WEB問診票システムがあまりに使いにくいと利用者からの満足度低下や、最悪の場合、利用者離れにもつながる可能性もあるので注意しましょう。

WEB問診票システムはデザインやレイアウトがシンプルで見やすく、直感的に操作できるものを選ぶと、利用者も使いやすいでしょう。

安心して使用できるシステムを選択しましょう。

サポート体制が整ったシステムを選ぶ

WEB問診票はシステムに不具合があると、来院者が問診票を入力できないだけでなく、データへのアクセスもできないなど、業務に大きな影響を与えます。

そのため、WEB問診票システムを選ぶときは、信頼性やサポートの手厚さも加味して検討するのがおすすめです。

チャットサポートや電話サポート、遠隔操作などのサポートがあると、トラブルが起きたとき、早急な復旧につながることでしょう。

また、定期的なヒアリングやメンテナンスも実施しているかどうか、チェックしておくと安心できます。

ほかのシステムと連携できるものを選ぶ

接骨院や整骨院などの保険適用の施術を行っている場合、WEB問診票システムをはじめ、電子カルテやレセコンなど、さまざまなシステムを導入しているケースも少なくありません。

自院で複数のシステムを導入している場合、既存のシステムと連携できるWEB問診票システムを選ぶと業務がよりスムーズに進みます。

なかには、WEB問診票、電子カルテ、レセコンまでを一元管理できるサービスもあるので、問診票システム単体に絞らず、柔軟に検討してみてください。

鍼灸・整骨・整体院専門の電子カルテシステム「リピクル」は、問診票や電子カルテ、レセコンの一元管理をはじめ、予約管理、顧客管理、分析、口コミ連携なども可能なクラウドサービスです。

お申し込みから最短1週間で利用開始できるため、ぜひ検討してみてください。

まとめ

問診票のデジタル化は導入時のコストや時間がかかるのは事実です。

しかし、問診票をデータで管理すれば、入力の手間が省けたり、ミスを防止できたりなど、業務効率化に直結するためメリットが多数あります。

電子カルテやレセコン、予約管理や顧客管理まで一元管理することもできるため、自院の業務フローやスタッフ、利用者の傾向に合わせて、最適なシステム導入を検討してみてください。